Metodologias ágeis na Comunicação: como usá-las?

O emprego de metodologias ágeis na Comunicação é um caminho natural na atualidade. Afinal, elas proporcionam abordagens flexíveis, colaborativas e orientadas a valor, facilitando o manejo da dinamicidade e da imprevisibilidade tão presentes nessa área.

Em outras palavras, com convergência midiática, bolhas de informação, tendências em constante mutação, entre outros aspectos, os comunicadores precisam de agilidade. Dessa forma, métodos que proporcionam rapidez com garantia de qualidade são bem-vindos para tocar projetos, campanhas e ações.

Agora, como fazer uso de metodologias ágeis na gestão comunicacional de uma empresa? Quais delas são realmente aplicáveis e como aproveitá-las?

É o que vamos te mostrar ao longo deste artigo, sob a seguinte divisão de tópicos:

• o conceito de metodologias ágeis;
• uma série de razões para utilizá-las na Comunicação;
• um passo a passo para começar;
• e muito mais.

O que são metodologias ágeis? 

Originadas no universo do desenvolvimento de softwares, as metodologias ágeis são focadas nas pessoas e nos resultados, respeitando um mundo cada vez mais complexo e repleto de volatilidades. 

Elas são práticas centradas em planejamento adaptativo, em auto-organização e em prazos curtos de entrega. Por isso, potencializam a flexibilidade, a rapidez e a melhoria contínua da qualidade.

Nos últimos anos, os métodos ágeis têm sido empregados em muitas funções departamentais corporativas, notadamente no gerenciamento de projetos. Isso porque aceleram e melhoram a qualidade do desenvolvimento de produtos e serviços. 

Também é interessante ver as metodologias ágeis como ferramentas úteis para reduzir o risco de se gastar muito tempo em processos que acabam falhando devido a algum pequeno erro em uma fase inicial. Em vez disso, o foco é direcionado para a confiança dos profissionais que trabalham diretamente com os clientes (internos e externos) para entender os objetivos e fornecer soluções de forma rápida e incremental. 

Na prática, o planejamento e o andamento de projetos “em cascata” são abandonados, pois eles representam rigidez de passos a serem seguidos — invariavelmente, quando um deles se mostra ineficiente, tudo desmorona. 

Por que é importante usar metodologias ágeis na Comunicação?

Em todos os contextos onde apareçam, as metodologias ágeis oferecem rapidez e eficiência, centrando tudo nos usuários e ocupando-se das entregas. 

Logo, aplicá-las também em projetos de Comunicação é garantir meios eficientes e prazerosos para as equipes trabalharem, além de proporcionar mais sentido para os destinatários das soluções e serviços produzidos.

Para deixar isso ainda mais claro, confira a seguir alguns exemplos de uso de metodologias ágeis na Comunicação:

Principais benefícios de usar metodologias ágeis na Comunicação

Quanto às vantagens da adoção de metodologias ágeis na Comunicação, elas podem ser assim resumidas:

• maior agilidade na execução de processos e entrega de projetos;
• acompanhamento contínuo pelo cliente, permitindo identificar e corrigir erros de forma rápida.
• redução de prazos de entrega e economia de recursos.

• interação intensificada entre o time de Comunicação e o cliente (outros departamentos, por exemplo);
• realização de períodos de teste e validação para melhorar a qualidade da entrega antes mesmo de ela ser formalizada;
• satisfação e fidelização do cliente devido à entrega de soluções comunicacionais relevantes e eficazes;

• simplificação de procedimentos burocráticos, liberando os profissionais para focarem no processo criativo;
• maior autonomia para a equipe resolver problemas sem precisar recorrer a diversas instâncias de permissão/aprovação;
• escalabilidade nas entregas, por serem permeadas por processos bem estruturados — livres de grandes complexidades.

• maior interação com o cliente, aproveitando sugestões e críticas construtivas;
• personalização das ações para atender às necessidades específicas do cliente;
• garantia de soluções comunicacionais que abordem as preocupações reais do cliente interno e também dos públicos-alvo.

Como aplicar metodologias ágeis no dia a dia da sua equipe de Comunicação 

Confira agora um passo a passo para aplicar metodologias ágeis na Comunicação. 

Passo 1: Obtenha a adesão da administração

O primeiro passo é envolver a alta hierarquia do negócio na ideia de usar metodologias ágeis no departamento de Comunicação. Isso porque os boards executivos precisam estar de acordo com a ideia de mudança, além de contribuírem com suas próprias experiências em torno da filosofia ágil.

Além disso, a disposição para investir  na formação dos membros da equipe também precisa ser conquistada — principalmente do ponto de vista orçamentário.

Para fazer isso, pode ser necessário fazer algumas pesquisas sobre os benefícios dessa mudança; e apresentá-los de uma forma que a os executivos C-Level compreendam com facilidade.

Passo 2: Treine os membros da equipe

Depois que a gestão estiver convencida, é hora de começar a treinar os membros da equipe. Isto deve incluir uma visão geral das metodologias ágeis a serem adotadas, como aplicá-las em cada função específica, e assim por diante.

Os profissionais devem ter a oportunidade de fazer perguntas e praticar o uso dos métodos em um ambiente seguro. Dessa forma, se sentirão confortáveis e poderão, inclusive, propor incrementos e adaptações.

Passo 3: Incentive a colaboração

Um dos princípios fundamentais da filosofia ágil é a colaboração. Por isso, incentive o time a compartilhar ideias e esforços. 

Isso pode ser feito por meio de reuniões e ferramentas tecnológicas de gerenciamento de atividade. Além disso, implementando uma mentalidade de gestão de projetos — tudo para que o aprendizado mútuo seja devidamente organizado, com responsabilidades bem definidas, com prazos e disponibilizando os recursos necessários. 

Nesta etapa, vale a pena seguir esses conselhos da consultoria Edelman, uma das mais respeitadas quando se trata de comunicação corporativa:

• implemente reuniões diárias (rápidas, de até 15 minutos) para que cada profissional exponha seus avanços e tenha a oportunidade de solicitar ajuda;
• quebre os silos, ou seja, as divisões; incentive que diferentes funções e perfis profissionais trabalhem conjuntamente.

Passo 4: Escolha as metodologias ágeis mais aderentes à realidade do seu time

Conforme já te mostramos, há diversas metodologias ágeis já testadas e aprovadas pelas mais variadas equipes corporativas. Contudo, é preciso escolher, dentre elas, quais fazem mais sentido para os objetivos e também para o grau de maturidade da sua equipe. 

Normalmente, a entrada neste universo se dá pelo Scrum e pelo Kanban. Que tal começar por eles e ver quais resultados sua área de Comunicação obtém? 

Passo 5: Melhore a inteligência de dados

A agilidade tem muito a ver com uma operação na qual a tecnologia e as habilidades para captar, processar e analisar informações são realidades. 

Em outras palavras, invista em soluções tecnológicas que permitam que os profissionais trabalhem de maneira mais rápida e com informações devidamente contextualizadas. Especialmente tendo a oportunidade de captar vastos volumes de dados externos (normalmente desestruturados e que, portanto, precisam ser tratados com sistemas).

Passo 6: Dê e receba feedbacks

As metodologias ágeis só funcionam quando há disposição para dar e receber feedbacks. Elas requerem diálogo contínuo, testes e aprendizado com acertos e erros.

Em outras palavras, um ciclo de feedback bem definido permite a melhoria constante dos processos e ajuda a garantir que todos estejam satisfeitos com o andamento das coisas.

Neste sentido, se além dos relatos, a Comunicação contar com tecnologia para monitorar métricas e indicadores, a melhoria contínua se torna realidade.

Passo 7: Comemore os sucessos

Por fim, não deixe de comemorar os sucessos ao longo do caminho! 

As metodologias ágeis existem para a melhoria contínua, então sempre haverá algo em que trabalhar. Mas isso não significa que você e seu time não possam reservar um momento para comemorar quando as coisas vão bem.

As metodologias ágeis ajudam a Comunicação a fazer mais e melhor, acompanhando o ritmo acelerado dos negócios 

A adoção de metodologias ágeis na Comunicação Corporativa resulta em entregas mais rápidas, serviços de maior qualidade, equipes mais independentes e soluções altamente personalizadas.

Tudo isso contribui para o sucesso das estratégias da área e para a satisfação do cliente — dos boards executivos, de outros departamentos da empresa e também dos públicos-alvo.

Em resumo, usar metodologias ágeis na Comunicação ajuda a aprimorar a gestão de projetos, melhorar a qualidade das mensagens e aumentar a eficiência das operações. Especialmente porque a equipe consegue se adaptar rapidamente às mudanças e entregar valor de maneira mais eficaz — em tempo hábil e com custos sob controle.