Como a Energia S.A acelerou a triagem de licitações e aumentou a eficiência de dezenas de funcionários*

A Energia S.A percebeu uma maior necessidade de ter informações confiáveis das vendas ao governo após
passar por uma fusão. Além disso, todo o processo - da triagem à gestão de contratos - era lento, pois exigia muito trabalho manual.

Tudo isso motivou a empresa a contratar o Cortex B2Gov. Com a solução, a Energia S.A automatizou o workflow. Seu processo de vendas ao governo acontece ponta a ponta em uma única plataforma, que classifica e organiza informações das licitações de forma segura, e com muito mais agilidade do que antes. Nesse caso de sucesso revelamos o que fez eles atingirem
resultados como:

• Redução de 50% do tempo de triagem de licitações
• Maior visibilidade interna da área de licitações

Os desafios

O processo de vendas ao governo da Energia S.A envolve, ao todo, quatro departamentos: a gerência de licitações, as equipes de vendas, a engenharia e a gerência de contratos.

O grande problema para a empresa não era o fluxo em si, mas a lentidão na comunicação entre as áreas. Havia uma dificuldade de centralizá-las.

A área de licitações gastava quase o dia inteiro de trabalho para fazer a triagem e a classificação de informações sobre os editais em planilhas.

A busca de dados para produzir relatórios também gerava desgaste. Não havia visibilidade clara do desempenho da companhia e dos concorrentes.

Isso porque as informações eram dispersas, e organizá-las manualmente demandava muito esforço e tempo das equipes envolvidas nas vendas ao governo.

Em 2015 a Energia S.A concluiu seu processo de fusão. Com dois sistemas diferentes, a gerência de licitações sentiu uma necessidade ainda maior de ter informações confiáveis da participação da
empresa em licitações públicas.

O que mudou com a Cortex?

1 - A Energia S.A passou a contar com um workflow totalmente automatizado.

2- As dezenas de planilhas e e-mails trocados ficaram pra trás.

3- Agora, as quatro áreas que participam das vendas ao governo podem acessar informações sobre todas as etapas de forma simples e rápida, na nuvem.

4- Assim, com uma solução que centraliza todos os dados em uma única plataforma, a Energia S.A não
tem mais o antigo problema de lentidão na comunicação entre as equipes.

5- Os dados disponíveis sobre a participação em licitações são precisos, seguros e atualizados
em tempo real.

6- Da mesma forma, a companhia tem hoje muito mais visibilidade
do mercado e acesso a dados
estratégicos para responder
perguntas como:

“Quantas empresas participaram de determinada licitação?”

“Qual menor preço de determinado serviço que ganhou licitação nos últimos 30 dias?”

Os resultados

A Energia S.A conseguiu otimizar o fluxo de vendas ao governo e tornou a comunicação entre os
departamentos envolvidos nesse processo muito mais ágil.

• Tornou o processo de triagem de licitações 50% mais rápido;
• Eliminou o uso excessivo de planilhas e troca de e-mails para controlar e executar cada etapa das vendas;
• Reduziu pela metade o tempo para comunicações entre 80 gerentes de conta e os 5 analistas de licitação;
• A área de licitações ganhou mais visibilidade interna;
• Conseguiu ter mais controle e visibilidade do desempenho em licitações.

Opinião do cliente

“A economia de tempo que ganhamos é visível e trouxe muitos benefícios. Além disso, conquistamos mais visibilidade interna. Entregamos relatórios completos, simples de serem produzidos e com todas as informações e métricas relevantes para o negócio”. (Gerente de licitações da Energia S.A.)