Automação de relatórios é a geração automática dos demonstrativos de resultados usando dados e ferramentas de software. Ela reduz custos ao mesmo tempo em que aumenta a confiabilidade do que é demonstrado.
Na Comunicação e nas Relações Públicas (RP), tornar os relatórios automatizados é cada dia mais fácil. Especialmente nas organizações cuja maturidade nessas áreas já está em um nível avançado.
Agora, como conseguir a comprovação automática dos alcances de áreas tidas como "subjetivas"? Quais passos os gestores e profissionais desses departamentos devem dar para isso?
É o que vamos te mostrar ao longo deste artigo, no qual você também ver:
Até pouquíssimo tempo, se esperava que Comunicação e RP entregassem resultados "subjetivos". Ou seja, pouco palpáveis do ponto de vista financeiro e, portanto, de difícil demonstração em forma de relatório.
As coisas mudaram, pois há muitas empresas que já entenderam o quanto o diálogo estratégico com o mercado impacta sua sustentabilidade. Inclusive em frentes como a gestão de reputação ou as relações com as mídias (tradicionais e "novas").
Neste mesmo movimento, comunicadores e analistas de RP são demandados a mensurar o que produzem, em termos de dinheiro gerado ou economizado. Isso de maneira contínua, seguindo a dinâmica comunicacional/relacional dos negócios — frequente e acontecendo em múltiplos âmbitos.
Vivemos um tempo de mídia convergente, influenciadores, líderes de opinião, fragmentação do debate coletivo, entre outros fenômenos.
Tudo isso significa que a sazonalidade na geração de relatórios é, definitivamente, coisa do passado. Ela precisa ser substituída pelo acompanhamento e pela demonstração de retornos sobre os investimentos em tempo real.
Por exemplo, o tradicional clipping que os assessores preparavam com as notícias nas quais a empresa era citada, já não serve mais. Ele precisa ser revisitado tanto em seu formato e abrangência quanto em termos de frequência e proporção analítica. Do contrário, não dará conta de demonstrar os reais impactos da presença da marca na mídia.
Com a necessidade de monitoramento de resultados em tempo real, nasce a necessidade de automatização. Ela, basicamente, significa que em vez de gastar tempo manualmente coletando e compilando informações, usa-se fontes de dados continuamente atualizadas para a geração de relatórios precisos e consistentes.
É uma questão de produtividade, mas também de economia de recursos e até de confiabilidade. Afinal, com soluções tecnológicas bem parametrizadas, as chances de erros diminuem consideravelmente.
A automação também permite a personalização dos relatórios para atender a necessidades específicas. Por exemplo, o analista de Comunicação pode precisar de um detalhamento maior do que um executivo C-Level, cujo interesse está na visão geral dos retornos obtidos a partir de um investimento.
Além disso, a automação de relatórios facilita a integração das informações analíticas da área com outras ferramentas de gerenciamento de dados. Isso facilita, entre outras coisas, que departamentos como Finanças, Vendas e Marketing consigam entender a correlação entre seus próprios esforços ou alcances com o que é obtido por Comunicação e RP.
Por fim, há também a interatividade e a facilidade de visualização e interpretação dos relatórios. Ou seja, por meio de soluções específicas, é possível não apenas gerar um report, mas também torná-lo altamente amigável para o destinatário por meio de dashboards interativos e recursos gráficos.
Para se chegar à automação de relatórios, contudo, Comunicação e RP devem incrementar sua inteligência de dados. Em síntese, precisam unir ferramentas com poder analítico para captar, processar e gerar insights a partir de grandes volumes de informações.
A inteligência de dados ajuda a simplificar o processo de geração de relatórios, permitindo coletar e analisar dados de forma ágil, eliminando a necessidade de processos manuais cansativos e propensos a erros.
Além disso, garante que o cálculo, a organização e a demonstração dos resultados não seja meramente mecanizada. Afinal, os profissionais contam com habilidades analíticas destacadas, conseguindo contextualizar e racionalizar os demonstrativos em tempo hábil.
A dimensão tecnológica da inteligência de dados aplicada à automação de relatórios é representada por ferramentas específicas. Por exemplo, a solução de Comunicação Estratégica e Reputação, fornecida pela Cortex, que tem sua base técnica na Inteligência Artificial, na Ciência de Dados, no Big Data e em Analytics.
Com esse tipo de plataforma, é possível:
Já a dimensão analítica da inteligência de dados é o que torna a automação de relatórios contextual e orientada à ação. Afinal, há habilidades para interpretar as informações fornecidas pelas soluções tecnológicas.
Por exemplo, ao buscar entender os retornos sobre os investimentos em relações com a mídia, comunicadores e analistas de RP devem ter capacidade para, com ajuda da tecnologia, fazer análises:
Veja, a seguir, cinco dicas práticas que vão te ajudar a explorar a automação de relatórios e, ao mesmo tempo, garantir que a demonstração de resultados seja
Ao iniciar a confecção de um relatório, parta da pergunta “o que quero demonstrar?”. Dessa forma, os objetivos ficam claros e reunir informações em um documento de apresentação de resultados ganha um sentido lógico.
Use parâmetros de mensuração para que os resultados apontados sejam coerentes.
Lembre-se que, quando qualitativas, elas são chamadas de indicadores; já, quando quantitativas, recebem o nome de métricas.
Busque contexto e amplifique suas pesquisas e inferências. Assim seus alcances analíticos serão mais profundos. Consequentemente, mais relevante será o relatório.
Garanta objetividade e fácil entendimento classificando as informações por ordem de importância. Para isso, tenha em mente o que é relevante para quem vai receber o relatório.
Evite que seu relatório seja meramente um compilado de texto e dados estatísticos. Busque torná-lo agradável a quem o está analisando — inclusive para que as mensagens sejam melhor compreendidas e assimiladas.
Uma boa dica é usar o método Data Storytelling para transformar dados numéricos em infográficos e anedotas. Ou seja, substituir os dados “duros” por histórias/narrativas de fácil compreensão.
A automação de relatórios de Comunicação e Relações Públicas veio para facilitar o trabalho dos profissionais dessas áreas. Ao mesmo tempo, para responder à necessidade de orientação por dados na gestão empresarial.
Com ela, gerar demonstrativos precisos e consistentes de retornos sobre os investimentos é questão de contar com boas ferramentas e habilidades analíticas. Ou seja, com a inteligência de dados.
Ao automatizar os reports, gestores e analistas conseguem detalhar seus alcances, defender orçamentos, entre outros benefícios, de maneira ágil e confiável. O que incrementa continuamente a valorização de suas ações perante a alta hierarquia dos negócios.
Na sua empresa, a automação de relatórios de Comunicação e RP já é uma realidade?
Sobre a Cortex
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