Os relatórios de Comunicação atualmente precisam ser bem alinhados com as necessidades analíticas da alta hierarquia das empresas. Do contrário, os profissionais e as agências que prestam serviço nesta área não se mostram à altura do que dela se espera.
Agora, o que isso significa na prática?
Continue lendo, pois aqui vamos detalhar:
- a importância de relatórios de Comunicação endereçados a executivos C-Level;
- o que torna relatórios de Comunicação relevantes para os boards de decisão no topo da pirâmide;
- as métricas e os indicadores que não podem faltar em bons relatórios de Comunicação;
- o passo a passo para criar relatórios de Comunicação de alta relevância empresarial;
- e muito mais!
Por que os relatórios de Comunicação são tão importantes?
Relatórios de comunicação reúnem dados qualitativos e quantitativos sobre resultados alcançados pela estratégia de diálogo com o mercado. Isso em âmbito geral, ou, em casos pontuais, abrangendo projetos e campanhas específicas.
Esses documentos precisam demonstrar retornos obtidos, bem como orientar ações e investimentos futuros. Pois são direcionados à liderança imediata e, cada vez mais, à alta hierarquia das empresas.
Estamos falando, portanto, de informes essencialmente analíticos. Eles ampliam a visão dos destinatários, ao mesmo tempo em que justificam recursos utilizados ou a serem empregados (dinheiro, pessoal, tecnologia, e por aí vai).
Já se sabe que os boards executivos esperam análises detalhadas de comunicadores internos e prestadores de serviços de agências especializadas. Isto é, “semelhantes às utilizadas em pesquisas eleitorais e estudos de comportamento do consumidor", conforme pesquisa da Edelman.
Isso dá a dimensão da importância da elaboração de bons relatórios de Comunicação. Especialmente produzidos e apresentados tendo amparo em dados, estatísticas e estimativas precisas.
Em suma, com a Comunicação sentando-se às mesas de decisões, os reports produzidos ganham uma razão de existir altamente estratégica. Eles apresentam resultados, justificam investimentos e orientam ações a serem executadas nas mais variadas frentes de negócios.
→ Dê o play no vídeo a seguir para entender o que as companhias mais bem-sucedidas vêm exigindo de seus profissionais e prestadores de serviço de Comunicação::
O que torna os relatórios de Comunicação relevantes para o C-Level?
Entremos agora mais a fundo na relevância dos relatórios de Comunicação para lideranças da alta hierarquia empresarial. A saber: CEOs, CFOs, COOs, CTOs, CIOs, CMOs e outros agentes com poder decisório sobre os rumos dos negócios.
Em linhas gerais, esses executivos veem relevância em relatórios que apresentem:
- Sintonia com os objetivos gerais do negócio, demonstrando e promovendo coesão e foco em toda a organização.
- Conformidade com exigências regulatórias, garantindo, por exemplo, que a divulgação de balanços financeiros esteja alinhada às boas práticas de governança e à legislação vigente.
- Dados e análises que auxiliem tomadas de decisão fundamentadas, auxiliando processos decisórios em meio às rápidas mudanças no mercado.
- Dimensionamento da percepção pública da empresa, identificando áreas e situações sensíveis e oportunidades para fortalecer a imagem corporativa.
- Estatísticas e insights sobre engajamento de stakeholders, de funcionários a investidores, passando por clientes, influenciadores e lideranças de opinião.
- Avaliações de desempenho comunicacional, com aprendizados e recomendações de melhoria.
- Impactos das iniciativas da área na geração de receitas, fornecendo inteligência acionável para outros departamentos.
- Comparativos com a concorrência bem como pares do mercado, destacando diferenciação e aprendizados úteis para o negócio.
- Ganho de destaque nas mídias (imprensa, redes sociais e assim por diante), sinalizando ganhos de exposição qualificada, bem como menções desfavoráveis.
- Alertas de riscos de imagem de porta-vozes, fornecendo direcionamento para prevenção e melhorias técnicas e comportamentais.
Quais são as métricas e indicadores que devem estar nos relatórios de Comunicação destinados ao C-Level?
Quanto aos parâmetros de mensuração e demonstração de resultados a serem inseridos nos relatórios de Comunicação, eles podem ser muitos. Isso depende do que se está reportando, entre outras variáveis.
Em linhas gerais, devem constar métricas, ou seja, medidas quantitativas; e de indicadores de desempenho, que são qualitativos.
Aqui estão alguns exemplos:
- Alcance: número de pessoas ou público alcançado por uma mensagem ou campanha;
- Engajamento: nível de interação, participação ou envolvimento do público com a marca, suas mensagens ou campanhas;
- Impressões: quantidade de vezes que uma mensagem foi visualizada ou exibida;
- Sentimento: análise do sentimento geral do público em relação à marca, produto ou campanha;
- Menções na mídia: quantidade de vezes que uma marca, produto ou campanha é mencionada em veículos de comunicação;
- Cobertura da mídia: avaliação da quantidade e qualidade da exposição de uma marca ou organização nos meios de comunicação;
- Audiência: volume total de pessoas que podem ser alcançadas por uma mensagem ou campanha;
- Efetividade da mensagem: medida do impacto e da clareza da mensagem transmitida ao público;
- Visibilidade da marca: medida da presença e reconhecimento da marca no mercado ou na sociedade;
- Retorno sobre Investimento (ROI): medida do retorno financeiro obtido em relação ao investimento feito em uma campanha ou ação;
- entre outros.
→ Dê o play neste vídeo para conhecer as principais métricas de Comunicação da atualidade, além de como e porque mensurá-las:
→ Para se aprofundar ainda mais nessa temática, faça agora mesmo o download gratuito deste material:
Como criar relatórios de Comunicação impactantes e relevantes ao C-Level usando dados?
Veja, a seguir, um passo a passo para criar relatórios de Comunicação que realmente tenham ressonância entre executivos C-Level.
Tenha objetivos claros, além de indicadores e métricas adequados para dimensioná-los
Comece revisando o planejamento estratégico de Comunicação.
Neste exercício, garanta que o time e os demais interessados estejam na mesma página quando se trata das metas a serem alcançadas.
Em seguida, certifique-se de definir os parâmetros de mensuração para que o cálculo dos resultados seja coerente.
Escolha uma ferramenta potente para captar, processar e analisar vastos volumes de dados
O passo seguinte é a escolha de uma plataforma tecnológica capaz de captar, processar e obter insights em grandes volumes de informações. Afinal, é com o cruzamento de dados internos e externos que será possível extrair relatórios substanciais.
Essa solução deve fornecer contexto e ampliar as pesquisas e inferências. Assim os alcances analíticos serão mais profundos e, consequentemente, vão permitir a elaboração de relatórios relevantes.
Certifique-se de que o sistema escolhido garanta objetividade e fácil entendimento dos demonstrativos de resultados. Por exemplo, que permita classificar as informações por ordem de importância.
Interprete os dados e os “traduza” para a linguagem dos C-Levels
Com base nas métricas e indicadores, faça o cruzamento de dados internos e externos para ter total garantia de que suas análises são confiáveis.
Quanto mais contextuais e amplas forem suas pesquisas e inferências, mais profundas serão suas análises. Consequentemente, mais relevantes serão os relatórios.
E atenção: sempre avalie seus reports, “calçando os sapatos” do seu público-alvo: os executivos da alta hierarquia. Para tal, você pode solicitar que um deles avalie criticamente — tanto o conteúdo quanto a linguagem —, apontando o que pode ser melhorado.
Use recursos visuais e narrativos
Evite que os relatórios sejam meramente compilados de texto e dados estatísticos. Busque torná-los agradáveis a quem o está analisando — inclusive para que as mensagens sejam melhor assimiladas.
Dica: use o método Data Storytelling que, em síntese, facilita a estruturação de dados numéricos em forma de infográficos e anedotas. Ou seja, a transformação de dados “duros” em histórias/narrativas de fácil compreensão.
Como a plataforma de PR Intelligence da Cortex automatiza a geração de relatórios de Comunicação precisos?
Se você gerencia ou operacionaliza a área de Comunicação de uma empresa ou uma agência especializada, precisa conhecer PR Intelligence.
Este é o nome da plataforma de inteligência de Comunicação da Cortex.
Pioneira e líder no uso de Inteligência Artificial em mensuração e analytics de mídia, ela é a única capaz de monitorar a reputação corporativa de forma integrada.
Ela foi construída e é frequentemente atualizada por especialistas. Por isso, é a mais lembrada quando se trata de analisar dados sobre exposição da marca para construir módulos de retorno de comunicação.
Também na realização de comparação com concorrentes e reputação segmentada por temas estratégicos, PR Intelligence é imbatível. E mais: ela ajuda a demonstrar, de quantitativa e qualitativamente, a contribuição da comunicação para os objetivos estratégicos dos negócios.
Estamos falando de alta tecnologia já testada e aprovada pelas companhias mais premiadas em reputação — premiações alcançadas pelo trabalho conjunto entre equipe própria e agências de Comunicação.
5 maneiras de usar a solução Cortex para automatizar relatórios de Comunicação
1. Monitore a exposição da marca em tempo real
Em poucos cliques, monte um dashboard com a real dimensão de como a imprensa e as redes sociais estão falando da sua empresa. Além disso, veja como a concorrência está performando na mídia profissional e no debate coletivo online.
2. Acompanhe a reputação corporativa com KPIs que falam a língua dos C-levels
Monitore como cada pilar estratégico, veículo midiático, influenciador ou líder de opinião impacta na imagem da companhia. Isso tendo métricas e indicadores que realmente amparam análises profundas e dimensionam resultados concretos.
3. Faça benchmarking competitivo para gerar reports contextuais
Aproveite parâmetros e informações atualizadas para ver o que concorrentes e pares da sua empresa estão fazendo em termos comunicacionais. Dessa forma, seus relatórios terão ainda mais amplitude.
4. Meça e comprove resultados de ações, campanhas e eventos
Veja como cada iniciativa da área performa tendo o planejamento estratégico como eixo fundamental.
5. Antecipe-se às tendências de mídia e às bolhas de informação
Explore o radar da plataforma para as tendências midiáticas. Além disso, decifre a movimentação das bolhas de informação e ideologia que podem impactar negativamente a empresa — ou revelar oportunidades de ampliação do diálogo.
→ Dê o play no vídeo a seguir e visualize como usar o sistema Cortex para acompanhar a performance de divulgação de balanços financeiros:
→ Para saber o que mais a solução de PR Intelligence da Cortex pode fazer para potencializar seus resultados em Comunicação Corporativa, baixe este material:
[Bônus] 5 frameworks úteis na construção de relatórios de Comunicação
1. OKRs (Objectives and Key Results)
Método de definição de metas que alinha objetivos claros com resultados-chave mensuráveis, promove foco e transparência nas iniciativas empresariais.
Adotado pela Comunicação, também auxilia na criação de relatórios que fornecem aos executivos C-Level uma visão clara e objetiva do desempenho da área.
2. Princípios do relato integrado do IIRC
Sete princípios que orientam a estruturação de informes:
- Foco estratégico.
- Conectividade da informação.
- Relações com stakeholders.
- Materialidade.
- Confiabilidade e completude.
- Concisão.
- Coerência e comparabilidade.
3. Matriz de Mendelow
Identifica e classifica stakeholders com base em seu nível de interesse e poder. Logo, auxilia na priorização e na avaliação da eficácia das iniciativas comunicacionais.
4. Modelo de comunicação de Shannon-Weaver
Destaca os elementos essenciais do processo comunicativo, incluindo emissor, mensagem, canal, receptor e ruído.
Pode servir de guia para garantir que os reports serão livres de duplas interpretações.
5. Análise SWOT
Avalia as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças relacionadas às estratégias. Sendo assim, serve como checklist para demonstrar a performance da área ou de projetos específicos.
→ Quer aprender mais sobre a criação de relatórios de Comunicação? Faça download deste material grátis:
Relatórios de Comunicação para o C-Level elevam a área a um novo patamar de excelência
Gestores, estrategistas, analistas e operadores de Comunicação nunca foram tão cobrados a demonstrar resultados palpáveis.
Como o diálogo estratégico com o mercado é definidor de competitividade empresarial, agora os executivos C-Level esperam ver retornos quantitativos. Isso é bastante complexo para profissionais cujas atividades até pouco tempo eram dimensionadas em termos qualitativos.
Em outras palavras, é preciso apresentar reports que falem a língua da alta hierarquia (dinheiro gerado ou poupado, impactos reais em vendas, e assim por diante.
Sem isso, o time interno ou agências, assessorias e outros parceiros externos não são vistos como estratégicos. E, portanto, podem ver investimentos diminuirem e, no extremo, terem contratos encerrados.
Que tal, nós conseguimos ampliar suas perspectivas sobre como criar relatórios de Comunicação destinados ao C-Level?
Sobre a Cortex
A Cortex é líder em IA aplicada a negócios e Inteligência de Go-To-Market. Caso queira saber como usar IA em mensuração e analytics de mídia, além de monitorar a reputação corporativa de forma integrada, conheça nossa solução de PR Intelligence.
Ou, se preferir, não perca tempo: agende uma conversa com a equipe de especialistas Cortex e traga sua estratégia de comunicação para a era dos dados.
