Em Comunicação, um mapa de risco é fundamental. Ele representa qualitativamente os riscos iminentes ou que possam aparecer ao longo da estratégia da estratégia comunicacional do negócio.
No detalhe, trata-se de uma ferramenta bastante visual, geralmente ilustrando com cores as situações que podem acontecer. Assim sendo, quanto maior o risco, mais quentes ficam as cores — e o inverso também é demonstrado dessa maneira.
Como todas as empresas estão bastante expostas, é preciso ter riscos de imagem bem mapeados. Do contrário, quando algo que possa ferir a reputação organizacional acontecer, o gerenciamento do fato se torna mais lento que o esperado e, em alguns casos, até irreversível.
Vamos entender um pouco mais sobre isso? Continue lendo para ver em detalhes:
- qual é a importância de um mapa de risco em Comunicação;
- quais ferramentas e métodos são úteis para mapear riscos em tempo hábil;
- como criar um mapa de risco em Comunicação;
- e muito mais!
O que é um mapa de risco em Comunicação e qual a sua importância?
Desenvolvido em forma de estrutura visual, um mapa de risco em Comunicação demonstra situações e adversidades com potencial de manchar a reputação corporativa.
É uma ferramenta usada especificamente na gestão de crises, facilitando a visualização do que pode acontecer com a marca ao longo de sua trajetória.
Basicamente, ilustra e serve de alerta para comunicadores e analistas de Relações Públicas, encarregados de manter a boa imagem corporativa.
Quanto a sua importância, o mapa de risco oferece previsibilidade aos profissionais. Ele, inclusive, ajuda na memorização dos problemas que podem surgir, uma vez que, com ajuda das cores, a apreensão da informação se torna mais fácil.
Em um âmbito mais geral, ao criar e manter um mapa de riscos, Comunicação e RP se preparam para detectar problemas, mesmo os menores, antes que eles se concretizem. Inclusive aqueles que podem surgir pelas ações dessas próprias áreas — por exemplo, mensagens com dupla interpretação, divulgação de dados incorretos, entre outros.
Eles também assumem uma postura mais preventiva e com bom direcionamento no caso de ameaças se tornarem problemas reais.
A visualização gráfica de diferentes cenários faz com que as adversidades sejam encaradas com mais naturalidade. Dessa forma, todo o negócio pode se preparar e agir em tempo hábil para evitar ou mitigar crises reputacionais.
Em suma, um mapa de riscos é uma ferramenta essencial para a gestão de reputação de marca. Pois permite identificar e responder rapidamente a possíveis crises, minimizando seu impacto na imagem corporativa.
Exemplo de mapa de risco em Comunicação
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Risco |
Probabilidade |
Impacto |
Estratégias de Mitigação |
|
Vazamento de informações confidenciais |
Alto |
Alto |
Implementar políticas de segurança da informação; treinamento regular em segurança de dados. |
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Má gestão das redes sociais |
Médio |
Alto |
Monitoramento contínuo das redes; desenvolver diretrizes claras de comunicação digital. |
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Falhas na comunicação interna |
Alto |
Médio |
Melhorar os canais de diálogo com colaboradores; realizar reuniões regulares de alinhamento. |
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Desalinhamento com a mídia |
Baixo |
Alto |
Estabelecer relações proativas com jornalistas e articulistas de opinião; treinamento de porta-vozes. |
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Crises de imagem pública |
Médio |
Muito alto |
Plano de gestão de crises pré-estabelecido; simulações de crise periódicas. |
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Mudanças regulatórias |
Baixo |
Médio |
Monitoramento constante de alterações legislativas; consultoria jurídica regular. |
Quais ferramentas e métodos usar para criar um mapa de risco em Comunicação?
A criação de um mapa de risco em Comunicação é um processo que envolve identificar, avaliar e priorizar os riscos. Logo, não se trata de algo simples de ser realizado.
Para chegar a ele, comunicadores e analistas de RP lançam mão de diversas ferramentas e metodologias.
Confira, na tabela a seguir, algumas delas:
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Ferramentas e Métodos |
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Brainstorming |
Sessão de geração de ideias em grupo para identificar riscos potenciais. → Ajuda a ampliar a perspectiva da equipe, que pode simular cenários e antever respostas à altura |
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Análise SWOT |
Avaliação de pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças. → Possibilita identificar fatores internos e externos que podem impactar o diálogo da marca. |
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Análise de Stakeholders |
Identificação de grupos ou indivíduos que têm interesse ou influência sobre as atividades do negócio. → Mapeia e facilita a compreensão das expectativas e necessidades desses stakeholders para direcionar comunicações específicas e eficazes. |
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Entrevistas e Observação participativa |
Coleta de informações via entrevistas, questionários e focus groups com funcionários e demais stakeholders. → Proporciona feedback direto sobre as práticas comunicacionais, bem como sobre a forma como a marca é vista, facilitando identificar áreas sensíveis para os públicos-alvo. |
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Análise PEST |
Método de avaliação de fatores Políticos, Econômicos, Sociais e Tecnológicos que podem afetar a marca. → Agiliza a visualização de influências externas que podem impactar as estratégias comunicacionais, bem como outros fatores com potencial de gerar crises de imagem. |
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Matriz de Priorização |
Classificação dos riscos com base na probabilidade de ocorrência e maior impacto. → Facilita o direcionamento de ações e recursos para as situações com maior potencial de danos reputacionais. |
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Auditoria |
Avaliações regulares das práticas e políticas de comunicação. Bem como da maneira como a companhia é vista pelo mercado e pela sociedade. → Geram uma rotina de observação criteriosa de gargalos, deficiências ou inconsistências na forma com que a empresa se mostra e/ou é vista. |
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Plataforma de Monitoramento |
Software para monitorar mídias tradicionais, redes sociais, bolhas de informação; a opinião pública de maneira geral. → Rastreia e analisa menções diretas e indiretas à empresa e tendências midiáticas e de debate público que podem afetar a marca — bem como o segmento de mercado no qual ela atua. |
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Qual o passo a passo para criar um mapa de risco em Comunicação?
Confira agora quais são os passos indispensáveis para a criação de um mapa de risco em Comunicação.
Identificação e priorização dos riscos
Tudo começa pela identificação de todos os riscos mais evidentes.
O time de Comunicação precisa olhar criteriosamente para os ambientes interno e externo. Isso tendo em mente que eles podem variar desde falhas no diálogo com colaboradores até crises de imagem pública.
Esse é o momento de coletar o máximo de informações possíveis. Nele, vale a pena utilizar a Matriz de Priorização.
Com ela, determina-se quais cenários problemáticos são mais prováveis de se consolidar e quais teriam maior impacto. Logo, o maior esforço será direcionado àqueles que exigem atenção imediata: alocação de recursos, produção de materiais, e assim por diante.
Análise e classificação de stakeholders
Paralelamente, deve-se fazer uma análise profunda dos stakeholders do negócio e da forma com que se está dialogando com eles.
Aqui algumas perguntas que ajudam:
- Quem são, em ordem de importância, os públicos de interesses?
- Quais são as expectativas deles em termos de relacionamento e comunicação com a marca?
- Como eles podem reagir se algum ruído comunicacional acontecer; se a empresa se envolver — ou for envolvida — em alguma polêmica?
Implementação de ferramentas de monitoramento
Implemente ferramentas tecnológicas de monitoramento de mídias, tendências e opinião pública. Sem isso, é impossível que o departamento consiga ter precisão em suas análises e decisões.
Utilize softwares que ajudam a acompanhar a comunicação interna e externa. Elas precisam elevar o potencial analítico do time e trazer acuracidade na identificação de riscos e crises comunicacionais e de imagem corporativa.
Vale a pena se certificar de que a plataforma escolhida ajude a captar, processar e analisar grandes volumes de dados. Isso por meio de recursos como Inteligência Artificial, Big Data, entre outros — sendo de fácil usabilidade e descomplicada para o dia a dia dos profissionais envolvidos.
Desenvolvimento de estratégias e ações de mitigação
Tendo os cenários problemáticos bem visíveis e como eles podem impactar cada tipo de público, o próximo passo é o desenvolvimento de estratégias para mitigar problemas.
É nesse momento que o time de Comunicação chama outros atores da organização para mostrar o que foi identificado.
Ao mesmo tempo, e em colaboração com outras áreas, planeja ações específicas para prevenir ou minimizar os impactos de riscos comunicacionais e, consequentemente, para o negócio.
Elaboração do mapa e integração com a estratégia de Comunicação
Neste ponto, com ajuda da tecnologia e das habilidades analíticas dos profissionais da área, o mapa de risco começa a ganhar forma. E ele precisa ser um elemento a mais na estratégia global de Comunicação da companhia.
Isso significa que é preciso documentar como esse mapa será usado, quem pode alterá-lo — uma vez que os riscos são dinâmicos e se alteram com o tempo.
Além disso, como o mapa de riscos em Comunicação é uma ferramenta que eleva a maturidade comunicacional da empresa, ele precisa ser compartilhado com outros departamentos.
Ao menos para conhecimento, áreas como Controladoria, Finanças, entre outras, devem saber que há um plano para lidar comunicacionalmente com diferentes problemas. Isso sem dizer, é claro, que o board executivo precisa estar a par da iniciativa e patrociná-la para que ganhe aderência.
Um mapa de risco ajuda a gerir a estratégia de Comunicação
Partindo do princípio de que é sempre melhor prevenir do que remediar, ter riscos comunicacionais e de imagem bem mapeados é fundamental.
Nas empresas que melhor dialogam com seus stakeholders essa é uma ferramenta indispensável. Inclusive porque elas sabem que a medida em que a esfera da opinião pública se amplia, aumentam as chances de serem enredadas em boatos, fake news, "cancelamentos", entre outras mazelas.
Além disso, também têm consciência de que qualquer deslize, por menor que seja, toma proporções gigantescas na atualidade.
Um mapa de risco em Comunicação já faz parte da estratégia do seu negócio?
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