A equipe de Comunicação compõe o departamento que ajuda a empresa a construir e entregar a mensagem certa para seus públicos de interesse. Isso em um tom de voz ideal, nos momentos oportunos e por meio dos canais adequados.
Normalmente ela é formada por comunicólogos, analistas de marketing, designers e especialistas em Relações Públicas. E, quando eficiente, influencia inclusive na sustentabilidade dos negócios.
É sobre isso que vamos te ajudar a refletir ao longo deste artigo, no qual você vai ver:
Acompanhe!
A equipe de Comunicação é responsável por planejar, executar e avaliar todas as iniciativas de diálogo da empresa, interna e externamente.
Isso inclui desde comunicados aos funcionários até campanhas publicitárias (normalmente em conjunto com Marketing), relacionamento com a imprensa e monitoramento de mídias (em conjunto com Relações Públicas ou assessorias especializadas), produção de conteúdo e muito mais.
Na prática, a área ajuda a construir uma imagem pública positiva para o negócio, alinhando-se aos objetivos estratégicos de ganho de mercado e crescimento da receita.
São diversas as funções que um departamento de Comunicação pode assumir. Confira, a seguir, os mais comuns em todas as empresas que investem nessa área estratégica.
As comunicações internas incluem passar aos funcionários de todas as camadas hierárquicas mensagens relacionadas aos valores, missão e visão da empresa.
Dentro disso, são comuns atividades como redigir e-mails e memorandos, alimentar a ferramenta interna de diálogo (como intranet e revista corporativa), auxiliar o departamento de Recursos Humanos em termos de comunicação, entre outras.
As comunicações externas podem consistir em produzir materiais institucionais, apoiar Marketing, Vendas e outros departamentos na produção de conteúdos direcionados a clientes, fornecedores e parceiros de negócios.
Ao mesmo tempo, o diálogo com os públicos externos pode perpassar a interface com agências de marketing digital, relações públicas e de publicidade. Sempre defendendo o posicionamento da marca, sua reputação e seus objetivos estratégicos.
Nas empresas de capital aberto, o diálogo com o mercado investidor deve ser constante. Logo, Comunicação, Marketing e Relações Públicas trabalham unidos para estabelecer comunicados e ouvir investidores.
Dentro disso, são comuns tarefas como a preparação de relatórios para acionistas, o envio de pautas para a imprensa especializada e a alimentação de um portal direcionado a esse público específico.
Especificamente no que diz respeito ao relacionamento com editores e jornalistas, a equipe de Comunicação têm um papel fundamental. É dela a tarefa de fazer sugestões de pauta, organizar entrevistas coletivas, preparar os porta-vozes, além de monitorar e dimensionar as menções da marca na mídia.
Também em parceria com Marketing e Relações Públicas, a equipe de Comunicação tem papel determinante na construção e na manutenção da identidade da marca. Ou seja, na forma como a organização se posiciona no mercado, especialmente em termos comunicacionais.
Por meio de suas ações, ela contribui fortemente para que a empresa seja lembrada positivamente por seus potenciais clientes.
Construir e defender a credibilidade da marca também está entre os objetivos estratégicos da área de Comunicação. Isso é feito por meio de todas as outras funções que listamos anteriormente, mas também a partir de um planejamento exclusivamente voltado para a gestão de reputação.
No mundo empresarial, uma boa equipe de Comunicação é mais relevante hoje do que nunca. Isso porque o ecossistema de conteúdo digital aumentou significativamente nos últimos anos, dando início ao que os especialistas chamam de “era dos dados”.
Esse fenômeno está expandindo o número de canais de intercâmbio de informações usados pelos clientes, funcionários, parceiros, acionistas, concorrentes, órgãos governamentais, entre outros públicos.
Ao mesmo tempo, mudanças sociais significativas ampliam a necessidade de formular estratégias de comunicação milimetricamente estruturadas.
Em suma, a mescla das tendências emergentes na sociedade com as novas demandas comunicacionais está fazendo com que os comunicadores corporativos se posicionem como líderes de desenvolvimento organizacional, como aponta estudo das universidades de Leipzig e Duisburg-Essen.
→ Dê o play no vídeo a seguir e confira o que diz o Co-CEO da Cortex, Daniel Pires, sobre as mudanças da atualidade e como a Comunicação amparada por dados é fundamental:
Agora, se sua empresa ainda não tem uma área de Comunicação bem estabelecida, por onde começar? Veja a seguir um passo a passo básico!
O primeiro passo é analisar o que está sendo feito em termos de comunicação atualmente na empresa. Para essa auditoria inicial, algumas perguntas devem ser respondidas:
Essa investigação pode ser mais informal ou pode ser um processo formal conduzido por um auditor externo. Não importa qual seja o seu processo, o objetivo final é o mesmo. Você vai querer avaliar suas comunicações atuais e, em seguida, fazer um brainstorming sobre maneiras de melhorar o que pode não estar funcionando.
Outro fator que merece uma pesquisa profunda: os públicos para os quais serão direcionadas as ações comunicacionais.
Também chamados de stakeholders, eles estão divididos em dois grandes grupos:
O conhecimento desses públicos vai te ajudar a identificar desde o tom de voz até os canais de contato mais adequados. Além disso, você vai ver que ficará mais fácil determinar a frequência ideal de interação.
Depois de ter sua pesquisa, é hora de partir para o planejamento.
No topo desse projeto deve estar a declaração de missão comunicativa da sua empresa. Por quê? Ela define quem é a organização, para onde ela está caminhando e de que maneira ela quer ser vista pelo público-alvo.
Em seguida, delimite os públicos com os quais a empresa vai se comunicar, por quais canais e utilizando quais métodos.
Feita a planificação geral, é hora de criar planos de ação para um período específico. Ou seja, fazer o planejamento estratégico do departamento para o longo de um ano, por exemplo.
Nele, devem constar os meios, os recursos e as atividades de transmissão da missão, visão e valores do negócio de forma clara para os stakeholders. Isso considerando toda a complexidade atual do mercado. Isso vai da influência da opinião pública nos resultados de faturamento e geração de receita, passando pela extrema convergência midiática, até os riscos de imagem que podem minar o legado reputacional da marca.
Em outras palavras, deve-se olhar para os desafios do próximo ano e estruturar objetivos, metas, meios de mensurar resultados e planos de ação o quanto antes, é fundamental.
E atenção: não esqueça de ser claro e realista.
Quando a equipe de Comunicação estiver em operação, você vai querer saber que retornos ela está trazendo para o negócio. Logo, é fundamental que os planos estratégicos estejam atrelados a métricas e indicadores de desempenho a serem monitorados.
Em linhas gerais, os mais emergenciais são:
Para um entendimento sem dúvidas, podemos colocar o IPM como análogo ao NPS (Net Promoter Score) que é uma métrica utilizada no Marketing para medir a satisfação e a lealdade dos clientes baseando-se nas recomendações. Segue abaixo como calculá-la.
Análoga à equivalência comercial, a Valoração pode ser calculada de diferentes maneiras, sendo o Custo Por Mil Impactos (CPM) uma das mais precisas.
Em outras palavras, share of voice reflete a participação da comunicação da empresa no mercado ou em relação aos concorrentes.
Tendo a realidade atual bem mapeada e um planejamento desenhado, é hora de contratar profissionais para compor o time de Comunicação. Você vai precisar de um líder e alguns comunicólogos, analistas de ações digitais, designers, entre outros.
Obviamente, o tamanho da sua equipe vai depender do porte da empresa, mas também do nível de ambição em termos de comunicação.
Você também pode optar por terceirizar algumas funções, por exemplo, contratando agências especializadas em Marketing Digital, Relações Públicas e Publicidade.
Por fim, para garantir o sucesso da equipe de Comunicação, é bastante indicado equipá-la com ferramentas tecnológicas e habilidades analíticas. Ou seja, é preciso elevar a inteligência de dados dos profissionais.
Dessa forma, eles terão meios de captar, processar e utilizar dados obtidos interna e externamente. Entre outras coisas, vão conseguir entregar ações propositivas, mensurar os retornos sobre os investimentos e colaborar para o desenvolvimento do negócio como um todo.
As empresas mais bem-sucedidas na atualidade são aquelas que fazem da equipe de Comunicação uma ponte estratégica para chegar a seus públicos de interesse. Elas buscam manter diálogos proveitosos com todos os stakeholders, além de construir e manter sua reputação em mais alta conta perante a opinião pública.
Obviamente, para isso, contam com profissionais altamente qualificados e investem em tecnologia e inteligência de dados. Dessa forma, atuam de maneira preventiva e em perfeito alinhamento com seus objetivos de ganho de mercado e aumento da lucratividade.
Sua empresa já conta com uma boa equipe de Comunicação? O que você achou das dicas que trouxemos neste artigo? Compartilhe o conteúdo nas redes sociais para que mais pessoas tenham acesso a essa reflexão!
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