Um relatório de comunicação eficiente não é algo simples de se fazer. Especialmente porque essa área lida, na maior parte do tempo, com ativos intangíveis, o que dificulta a demonstração de resultados quantitativos.
Que seja complexo, não significa que deve ser complicado! Pelo contrário, cada vez mais integrados às estratégias de negócios, os comunicadores organizacionais podem — e devem — quantificar o retorno sobre os investimentos (ROI) realizados na área.
Agora, o que compõe um bom relatório de comunicação? Como estruturá-lo? Quais ferramentas usar para obter, analisar e organizar as informações a serem expostas?
Essas são as perguntas que respondemos ao longo deste artigo, sob a seguinte organização de tópicos:
Um relatório de comunicação normalmente reúne informações qualitativas e quantitativas sobre resultados alcançados por essa área. Ele pode reportar ações pontuais ou mais abrangentes, conforme os retornos que se quer demonstrar.
Destinado à liderança imediata ou da alta hierarquia da empresa, é um documento essencialmente analítico. Por isso, deve conter dados que ampliem a visão de quem o está observando.
Além disso, precisa ser pensado tendo um observador específico em mente — um decisor, alguém que se quer convencer a agir ou para quem se está justificando investimentos, por exemplo.
Também é interessante pensar o relatório dessa área como algo que foge um pouco do tradicional. Afinal, executivos de negócios esperam da Comunicação maneiras inovadoras de dialogar, especialmente em termos de conteúdo e visual.
→ Dê o play no vídeo a seguir e entenda o que as empresas esperam de seus comunicadores, inclusive no que diz respeito a demonstração de resultados da área:
Confira, a seguir, algumas frentes que devem ser consideradas na hora de desenvolver um relatório de comunicação.
A pergunta que envolve todo e qualquer relatório é: “o que queremos demonstrar?”. Ou seja, é preciso ter objetivos claros para reunir informações em um documento de apresentação de resultados.
Com isso em mente, buscar os dados quantitativos e/ou qualitativos fica muito mais fácil. Além do mais, evita-se a análise de informações que não geram insights acionáveis — as chamadas de “métricas de vaidade”.
Para que os resultados apontados no relatório de comunicação sejam coerentes, é preciso partir de medidas de mensuração. Quando qualitativas, elas são chamadas de indicadores; já, quando quantitativas, recebem o nome de métricas.
Em linhas gerais, os resultados em Comunicação Corporativa são divididos em alguns tópicos macro. Confira, a seguir, quais são eles e quais métricas e indicadores são úteis para mensurá-los.
Exemplos:
Exemplos:
Exemplos:
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Com os parâmetros analíticos bem definidos, um passo importante é realizar análises qualificadas. Elas podem ser:
Nunca é demais lembrar que um relatório de comunicação deve ser objetivo e de fácil entendimento. Dentro disso, não se pode perder de vista a hierarquização das informações.
Uma boa dica é partir dos dados mais relevantes para aqueles que dão respostas adicionais.
Por fim, um bom relatório de comunicação não precisa ser um compilado de texto e dados estatísticos. Pelo contrário, ele pode ser agradável a quem o está analisando — inclusive para que as mensagens sejam melhor compreendidas e assimiladas.
Recomenda-se o uso do método Data Storytelling que, em síntese, facilita a estruturação de dados numéricos em forma de infográficos e anedotas. Ou seja, a transformação de dados “duros” em histórias/narrativas de fácil compreensão.
Para garantir precisão e produtividade na elaboração de um relatório de comunicação, é fundamental que os profissionais da área contem com tecnologia e capacidade de análise de dados.
Logo, eles precisam contar com uma ferramenta de inteligência de comunicação; preferencialmente dotada de Inteligência Artificial, Big Data, ciência de dados, entre outros recursos que ampliam a atuação estratégica dos profissionais da área.
Dessa forma, eles vão ter à disposição dashboards que facilitam a visualização dos dados e a geração de insights para decisões ágeis e acertadas em termos operacionais, analíticos, táticos e estratégicos.
Consequentemente, poderão elaborar relatórios da área a partir de dados sempre atualizados e confiáveis. E mais: sem precisar lidar com várias planilhas de Excel; fazendo uso tático da automatização.
Você já conhece o sistema de Comunicação Estratégica e Reputação da Cortex? Ele é usado pelos times encarregados de gerir o diálogo das companhias mais bem-sucedidas com o mercado.
Neste software, estão disponíveis:
Confira, a seguir, uma série de maneiras de obter relatórios com alta acuracidade usando a solução Cortex.
Em poucos cliques, monte um dashboard com a real dimensão de como a imprensa e as redes sociais estão falando da sua empresa. Além disso, veja como a concorrência está performando na mídia profissional e no debate coletivo online.
Monitore como cada pilar estratégico, veículo midiático, influenciador ou líder de opinião impacta na imagem da companhia. Isso tendo métricas e indicadores que realmente amparam análises profundas e dimensionam resultados concretos.
Tenha parâmetros e informações atualizadas para ver o que concorrentes e pares da sua empresa estão fazendo em termos comunicacionais. Dessa forma, seus relatórios terão ainda mais amplitude.
Veja como cada iniciativa da área performa tendo o planejamento estratégico como eixo fundamental.
Crie relatórios prescritivos com o radar da plataforma para as tendências midiáticas. Além disso, decifre a movimentação das bolhas de informação e ideologia que podem impactar negativamente a empresa — ou revelar oportunidades de ampliação do diálogo.
→ Veja como a plataforma de Comunicação Estratégica e Reputação, da Cortex, vem ajudando os times de Comunicação e RP a gerir a imagem corporativa e criar reports para os boards executivos:
Chamada à mesa de discussões estratégicas nas empresas modernas, a área de Comunicação precisa demonstrar com clareza os resultados que consegue alcançar. Para tal, a elaboração de bons relatórios é fundamental.
Conforme refletimos ao longo deste texto, para criar este tipo de documento é importante partir de objetivos claros e ancorar as afirmações em métricas e indicadores que as quantifiquem e qualifiquem.
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