17 ferramentas de Comunicação que você precisa conhecer

A importância das ferramentas de Comunicação é cada dia mais evidente. 

Tanto é que, nos próximos anos, os investimentos nelas vão gerar um crescimento médio de 4,3% para as companhias desenvolvedoras, segundo estimativa da Gartner.

Esse cenário tem muito a ver com o crescente volume de novos canais, mídias e veículos que surgiram nos últimos 20 anos. Além disso, a convergência midiática exige mais camadas tecnológicas no dia a dia dos comunicadores corporativos.

Ao mesmo tempo, cresce a maturidade comunicacional nas organizações. Ela, entre outras frentes, tem a ver com a conscientização de que é preciso lidar ativamente com a reputação, o que exige máxima orientação por dados. 

Com isso em mente, confira ao longo deste texto:

• o que é uma ferramenta de comunicação corporativa;
• por que companhias dos mais variados segmentos vêm investindo em ferramentas de Comunicação;
• quais são os tipos de soluções mais importantes para potencializar o desempenho reputacional dos negócios;
• quais são as principais ferramentas de Comunicação utilizadas pelos profissionais da área para lidar com a contínua transformação digital;
• e muito mais!   

Definindo o que é uma ferramenta de Comunicação

Comecemos por definir que, no contexto empresarial, uma ferramenta de Comunicação é uma solução tecnológica que facilita processos e estratégias de diálogo. Isso tanto interna (comunicação interna) quanto externamente (comunicação externa).

Estamos falando, portanto, de um um software ou aplicativo que impulsiona a interação entre a marca e seus stakeholders. 

Além disso, o termo ferramentas de Comunicação abrange também frameworks e metodologias usadas pelos profissionais da área. 

Isso, aliás, é cada vez mais convergente, uma vez que os recursos tecnológicos voltados para facilitar processos comunicacionais têm incorporados em suas funcionalidades os principais métodos e técnicas até pouco tempo analógicos.

Em suma, pode-se dizer que é praticamente impossível fazer comunicação empresarial estratégica sem o amparo de ferramentas. Isso por diversas razões, como te mostramos mais detalhadamente a seguir.   

As empresas vêm despertando para os investimentos em ferramentas de Comunicação

O papel dos comunicadores corporativos tornou-se mais complexo com a transformação digital. Sabendo disso, as lideranças da área têm voltado suas atenções para as ferramentas de Comunicação, como indicou uma pesquisa da Aberje. 

Dos cinco grandes desafios listados por gestores, três estão intimamente associados a esse novo cenário. São eles:

• Gerir volatilidade, incerteza, complexidade e ambiguidade.
• Administrar o tempo.
• Priorizar as atividades.

Apesar de desafiante, a chegada do digital também representa uma grande oportunidade para quem atua com comunicação empresarial. Isso porque cada vez mais o mercado exigirá habilidades relacionadas ao domínio de dados. 

Por isso, quem souber extrair valor do uso da tecnologia sai na frente — um movimento que já se iniciou e tende a se intensificar nos próximos anos.

Este é um cenário já mapeado pelas companhias que melhor administram a forma como são vistas pelo mercado. Especialmente porque elas já entenderam que não basta ter excelente governança e ser socioambientalmente responsáveis: é preciso demonstrar isso com clareza.

Dessa forma, além de montar equipes de comunicadores e analistas de Relações Públicas e Marketing altamente competentes, os players mais bem-sucedidos em todos os segmentos têm investido em tecnologia.

Tal movimento vem do entendimento de que, para performar bem, os departamentos de Comunicação devem ser data driven. Ou seja, dispor de tecnologias e ter elevadas habilidades analíticas para captar, processar e analisar grandes volumes de dados.

→ Dê o play neste vídeo e confira quais são as principais tendências do mercado de Comunicação e como lidar com elas:

Os tipos de ferramentas de Comunicação que ajudam nos esforços de elevação da reputação organizacional

Veja, na tabela a seguir, um resumo rápido das categorias tecnológicas indispensáveis para times de Comunicação e Relações Públicas, encarregados pela gestão da reputação nas empresas.   

17 exemplos de ferramentas de Comunicação para a era dos dados

Confira, a seguir, uma lista de ferramentas de Comunicação que podem te ajudar a ser um profissional atualizado na era dos dados!

1. Asana

Gerenciar prazos, lidar com diferentes stakeholders e fazer muitas atividades ao mesmo tempo costuma ser parte da rotina de quem trabalha num departamento de Comunicação. E pode gerar muito estresse caso não haja meios de organizar tantas demandas simultâneas.  

Se você lida com esses desafios, uma boa solução é usar o Asana, uma ferramenta para facilitar o gerenciamento de tarefas em times. Em suma, a plataforma permite:

• A criação de calendários compartilhados para monitoramento das atividades desenvolvidas por cada membro da equipe;
• Gestão de fluxos de trabalho;
• Planejamento de sprints e projetos.

Assim, você e seu time podem otimizar a execução de tarefas diárias, reunindo informações importantes num ambiente digital e compartilhado por todos.

2. Canva

Nesse mundo digital, o conteúdo visual alcançou um novo patamar de relevância. Até mesmo para apresentações internas, profissionais precisam criar narrativas atraentes, que sejam acompanhadas de elementos visuais interessantes. 

A proposta do Canva é dar autonomia para pessoas que não têm domínio no uso de ferramentas gráficas. 

Desse modo, o site tem milhares de ilustrações e templates para você criar desde currículos até capas para vídeos, banners, entre outros materiais gráficos.

Simples e fácil de usar, permite que você deixe seus trabalhos com um bom acabamento visual pronto para impressionar.

3. ChatGPT

O ChatGPT é o exemplo mais conhecido de modelo de Inteligência Artificial Generativa, que serve em muitos aspectos como ferramenta para a área de Comunicação.

Desenvolvido pela OpenAI, ele é capaz de gerar textos em resposta a uma ampla gama de solicitações. Além disso, pode automatizar e aprimorar diversas tarefas, como a criação de conteúdo, a gestão de comunicações internas e externas, e o suporte ao cliente. 

Ao integrar o ChatGPT em suas operações, os comunicadores conseguem escalar rapidamente a produção de comunicados de imprensa, artigos para blogs, atualizações nas redes sociais e outros materiais.

Isso a partir de prompts inseridos na aplicação e, logicamente, adaptações realizadas pelos profissionais para manter o padrão de qualidade e a coesão da marca.

O ChatGPT também pode ser programado para responder perguntas frequentes, oferecendo atenção contínua aos públicos-alvo. Isso libera os membros da equipe para se concentrarem em tarefas mais estratégicas, como o planejamento de campanhas e análises de engajamento. 

Outra funcionalidade destacada do ChatGPT é sua capacidade de entender e responder em vários idiomas. Ela é particularmente útil para empresas globais, pois facilita a comunicação em diferentes mercados e ajuda a manter uma voz consistente em todas as plataformas e regiões.

→ Dê o play no vídeo a seguir e confira uma conversa de alto nível sobre os impactos, os benefícios e as dúvidas trazidas pela Inteligência Artificial para profissionais de Comunicação e Relações Públicas:

4. PR Intelligence

PR Intelligence é uma solução de inteligência, desenvolvida pela Cortex, que responde aos principais desafios da área. Utiliza Big Data e Ciência de Dados para ajudar a aumentar (e comprovar) o retorno econômico do trabalho dos profissionais de Relações Públicas e Comunicação Corporativa.

Uma das diferenças para as demais plataformas do mercado é a flexibilidade de não ser uma ferramenta fechada, "de prateleira". Seus módulos trazem soluções em:

• monitoramento integrado das mídias;
• métricas de reputação;
• ROI das ações;
• relacionamento com influenciadores;
• entre muitas outras. 

A solução reúne dados externos com dados internos — estruturados ou não — em um só lugar. Isso significa ter visibilidade da reputação da marca e da repercussão gerada por veículos e influenciadores em tempo real. 

Além disso, com a plataforma da Cortex times de comunicação conseguem utilizar métricas modernas e acuradas para mensurar e demonstrar as ações da área e o retorno dos investimentos (ROI).

5. Dino

Plataforma criada pela Comunique-se, Dino é muito interessante para quem trabalha com a obtenção de mídia espontânea. Com ela, comunicadores e assessores de imprensa conseguem publicar notícias sobre suas empresas em um grande número de veículos de Comunicação online.

Basicamente, a Dino trabalha com um grande número de sites parceiros de alta credibilidade. Dessa forma, dá aos profissionais da área a chance de potencializar a exposição qualificada das marcas que representam. Isso tudo seguindo 4 etapas básicas:

• inserção do conteúdo pelo profissional responsável na plataforma;
• revisão do material pela equipe da plataforma;
• publicação nos sites parceiros;
• revisão automatizada de resultados obtidos. 

6. Evernote

Quem trabalha com Comunicação costuma ter que fazer anotações a todo momento. Seja no escritório, a caminho de uma visita a um cliente ou mesmo no trajeto para a casa, novas ideias, lembretes e mensagens não param de surgir. 

Assim, com o Evernote, você pode reunir todas as suas notas, anexos, fotos e lembretes – tanto no celular quanto nos aplicativos móveis –  em um só lugar, disponível digitalmente.

Outra importante função da ferramenta que pode auxiliar na organização do seu trabalho é a digitalização de papéis. Isso permite, por exemplo, que você abandone os cartões de visita impressos por versões digitais. Suas informações de contatos ficam muito mais seguras e fáceis de encontrar.

7. Google Trends

O Google Trends é uma ferramenta gratuita que permite aos usuários explorar e analisar a popularidade das pesquisas em um determinado período de tempo e região geográfica. Ela oferece dados valiosos sobre o comportamento de pesquisa dos usuários na web, permitindo que empresas de diferentes setores entendam melhor as tendências do mercado e as preferências do público.

Além disso, o Google Trends pode ser usado para monitorar a concorrência e identificar oportunidades de negócios. Por exemplo, ao analisar as tendências de pesquisa dos usuários para determinados produtos ou serviços, uma empresa pode descobrir novos mercados ou nichos de mercado a serem explorados, bem como acompanhar a popularidade de suas próprias marcas e produtos em comparação com os concorrentes.

Para times de Comunicação, o Google Trends ajuda a monitorar as principais tendências de pesquisa relacionadas ao seu setor e às suas marcas. Com base nas informações fornecidas, é possível criar conteúdo relevante e estratégias eficazes para atender às necessidades e desejos dos consumidores.

8. Content Hub, da HubSpot

A HubSpot oferece várias soluções que podem beneficiar a área de Comunicação das empresas. Entre elas, destaca-se o Content Hub.

Basicamente, trata-se de um pool de ferramentas com Inteligência Artificial projetada para facilitar a vida dos profissionais de Marketing de Conteúdo. 

Ele ajuda você a criar e gerenciar conteúdo envolvente e personalizado que realmente atrai o público, desde o primeiro clique até a conversão final. 

Os recursos do Content Hub são bastante intuitivos. Com eles é possível:

• construir sites e blogs;
• criar e gerenciar conteúdo para toda a jornada do cliente;
• formatar landing pages e formulários;
• realizar testes A/B;
• entre muitos outros benefícios. 

9. Matriz de riscos

Fonte: Academia do Consultor

Também conhecida como Matriz de Probabilidade e Impacto, essa ferramenta visual possibilita ver rapidamente quais são os riscos (mapeados) que devem receber mais atenção, a partir de seu impacto e probabilidade de acontecer.

Para utilizá-la, é preciso definir os eventos que podem ocorrer e classificá-los de acordo com a probabilidade de acontecerem e o impacto que terão no negócio. Em seguida, elaborar planos de ação para mitigar os riscos ou aproveitar as oportunidades identificadas.

Por exemplo, é possível avaliar o impacto que um erro em uma campanha publicitária pode ter na imagem da empresa e a probabilidade de esse erro ocorrer. Com base nessas informações, planos de contingência mais efetivos podem ser arquitetados.

Em suma, uma ferramenta de Comunicação muito útil e simples para a etapa de prevenção da gestão de crises.

10. Mindmeister

Já pensou em gerenciar suas ideias? Essa é a proposta do Mindmeister, uma ferramenta de mapa mental que organiza suas ideias dentro de uma única interface.

O mapa mental é uma técnica que vem sendo amplamente utilizada para visualizar e organizar pensamentos num fluxo livre.

O aplicativo é útil especialmente para profissionais que precisam desenvolver novas ideias de pautas e projetos, por exemplo. Ou até mesmo para quem deseja encontrar soluções criativas para problemas – habilidade que está entre as mais emergentes segundo o Fórum Econômico Mundial.

Além disso, o mapeamento mental na nuvem facilita o compartilhamento de ideias entre times, o que pode funcionar muito bem especialmente para os que trabalham de forma remota.

11. Pegabot

O Pegabot analisa um perfil em rede social e dá uma pontuação baseada na probabilidade deste ser um bot. Quanto maior a pontuação, maior a chance de ser um robô.

Essa ferramenta de Comunicação é útil na gestão de redes sociais, pois permite à marca denunciar perfis falsos e prevenir crises que possam ser iniciadas por robôs mal-intencionados.

12. RD Station

Quando falamos de Comunicação Digital, ferramentas que permitem atrair, converter e se relacionar com o público-alvo são fundamentais. Essa é a função do RD Station, uma plataforma para automação de marketing digital. 

Com a ferramenta, você pode criar landing pages, e-mails marketing, programar postagens nas redes sociais, entre uma série de outras funções. Também é possível medir e acompanhar a performance do Marketing em diferentes canais.

Em outras palavras, o RD Station faz todo o gerenciamento do funil de Marketing e Vendas, o que se torna fundamental para áreas de Comunicação modernas. 

13. Rock Stage

Idealizado a partir da identificação de que empresas e profissionais de Comunicação e Marketing encontram dificuldade no momento de criar ou administrar um blog, o Rock Stage é um suporte técnico adequado para lançar sites em WordPress.

É indicado também para aqueles que querem, pontualmente, aprimorar uma estrutura já existente e que não desempenha tão bem. A solução tem quatro pontos de atuação:

• Criador de blog/site em WordPress: o recurso elimina processos complexos e os transforma em uma ação simples — com cadastro gratuito. Com poucos cliques é possível colocar um blog no ar em menos de dois minutos.
• Hospedagem gerenciada e profissional: hospedagem profissional, gerenciada para WordPress, com foco nas empresas pequenas, médias e enterprises. Além disso, também conta com suporte técnico especializado.
• Plugin de conversão: o Convert é um plugin que contribui para a conversão de visitantes do site em leads. Ele tem como funcionalidades a adição de banners em massa, geração de post em arquivo PDF, integração com as principais ferramentas de automação de Marketing e inserção de caixa de newsletter.
• Serviço técnico de WordPress: a solução melhora a performance da sua página, aprimora a velocidade de carregamento (o PageSpeed), potencializa a otimização de SEO, aumenta a segurança e permite que seja realizada a personalização integral.

14. SEMRush

SEMRush é uma ferramenta que permite aos usuários monitorar e analisar a presença online de uma empresa. Ele oferece recursos avançados para análise de palavras-chave, análise de concorrentes, rastreamento de posição de palavras-chave, auditoria de site, análise de backlinks e muito mais. 

Com o SEMRush, os profissionais de Comunicação podem ter uma visão clara de como a marca está se saindo em comparação com seus concorrentes e como melhorar sua presença digital. Além disso, conseguem obter informações valiosas sobre os concorrentes, por exemplo, identificando as palavras-chave que eles estão usando e quais são as suas melhores práticas de SEO. 

Outra razão pela qual o SEMRush é uma das ferramentas de Comunicação que todo profissional da área precisa conhecer é que ela ajuda a identificar oportunidades de conteúdo. Com a análise de palavras-chave, é possível descobrir quais são os temas mais procurados pelos usuários e, em seguida, criar textos, vídeos e outros materiais personalizados — atraindo mais tráfego orgânico e qualificado.

15. Simulações em exercícios drill e table-top

Simulações de cenários de crises com porta-vozes são ótimas ferramentas de Comunicação para prepará-los em casos reais.

Uma opção é o Drill, uma simulação da crise a portas fechadas. Na prática, é um ensaio, com vários cenários e instruções antes da prática, bem como um feedback aos participantes ao finalizá-la.

Outra opção é o simulado de mesa chamado Tabletop. Existem várias formas de jogar, mas uma bastante comum é ter um profissional que vai preparar várias perguntas para um risco específico.

Depois, cada pergunta deve ser respondida pelo porta-voz com “sim” ou “não”. Toda decisão muda o rumo da crise, mitigando-a ou fazendo com que tome proporções ainda maiores.

16. WordPress

WordPress é uma das mais populares plataformas de gerenciamento de conteúdo  online. Permite que os usuários criem e gerenciem seus próprios sites, blogs e lojas virtuais. 

Uma das principais vantagens do WordPress para equipes de Comunicação é a sua capacidade de personalização. Com um grande número de temas e plugins disponíveis, é possível criar um site com a aparência e funcionalidades específicas de acordo com as necessidades da empresa. 

Além disso, o WordPress é altamente escalável, o que significa que pode ser facilmente expandido conforme a empresa cresce e as necessidades mudam.

Outra vantagem é a facilidade de colaboração. Com o WordPress, é possível atribuir diferentes níveis de permissão aos membros da equipe, permitindo que cada um tenha acesso apenas às áreas relevantes do site. Isso é especialmente útil para equipes de Comunicação empresarial que precisam trabalhar em conjunto em projetos e campanhas. 

Além disso, o WordPress possui recursos de agendamento de publicações, o que permite que a equipe agende postagens com antecedência e mantenha um fluxo constante de conteúdo.

17. Yoast SEO

O Yoast SEO é um plugin que auxilia sites e blogs a melhorarem o ranqueamento nos mecanismos de busca. Quem trabalha com Comunicação nos dias de hoje, sabe que estar presente no ambiente digital é imprescindível.

Não constar no Google é como estar “fora do mapa”. Essa percepção até mesmo fez surgir nos últimos anos novos conceitos, como o Inbound PR.

Com o Yoast SEO, você pode identificar formas de trabalhar melhor as palavras-chave num texto, assim como melhorar a legibilidade, aumentando o tempo de permanência dos usuários nas suas páginas.

As ferramentas de Comunicação potencializam os resultados empresariais e a performance dos profissionais da área

Os comunicadores empresariais precisam se manter sempre atualizados sobre as ferramentas de Comunicação que surgem. Basicamente, por duas principais razões.

Em primeiro lugar, porque o ecossistema de negócios está em constante mudança, e novas tecnologias são desenvolvidas a cada dia. 

Comunicadores que não acompanham essa dinamicidade podem ficar para trás em relação aos seus concorrentes. Eles tendem a perder oportunidades de dialogar com eficácia com seus públicos-alvo e, consequentemente, prejudicar a imagem da empresa que representam.

Como razão número dois, em síntese, pode-se afirmar que, se não estiverem cientes das novas ferramentas disponíveis, esses profissionais reduzem suas chances de influenciar decisivamente os resultados dos negócios. 

E isso é cada vez mais esperado deles pelos boards executivos. Logo, inclusive em termos de empregabilidade a atualização tecnológica tem um grande peso para suas carreiras.  

→ Dê o play neste vídeo e confira o que o mercado vem exigindo dos comunicadores corporativos atualmente, inclusive no que diz respeito ao domínio de ferramentas de Comunicação: