Eficiência, eficácia e efetividade: entenda a diferença entre esses termos

Eficiência, eficácia e efetividade são três termos muito comuns no mundo empresarial. Eles também são, muitas vezes, utilizadas como sinônimos, o que é incorreto.

Quer usar de forma adequada na hora de produzir um relatório ou mesmo em reuniões? Então você precisa conhecer a diferença entre esses termos.

Continue lendo este artigo, no qual vamos te mostrar:

• o que diferencia algo eficiente de alguém eficaz ou com efetividade;
• por que essas três palavras carregam pesos conceituais diferentes;
• como garantir essas características em seu negócio;
• quais KPIs utilizar para mensurar eficiência, eficácia e efetividade;
• e muito mais!

Qual é a diferença entre eficiência, eficácia e efetividade?

Indo direto ao ponto, eficiência, eficácia e efetividade são substantivos a serem empregados em diferentes situações:

• Eficiência é a relação entre os resultados obtidos e os recursos utilizados para alcançá-los;
• Eficácia diz respeito à capacidade de alcançar os objetivos propostos; 
• Efetividade é a habilidade de se chegar ao que foi desejado da melhor maneira possível.

Quanto ao uso dessas palavras no dia a dia corporativo, elas geralmente são transformadas em índices ou indicadores de desempenho. Para dimensionar o comprometimento e a competitividade da equipe e até mesmo dos indivíduos que o compõem.  

Nos processos de gestão de vendas é comum que os times busquem atingir objetivos e metas de forma eficaz e eficiente. Além disso, se espera que eles persigam a efetividade.

Um exemplo prático?

Uma vendedora compromete-se a vender 3.000 unidades em um mês. Para atingir essa meta dentro do prazo, ela aumenta as horas de trabalho dedicadas à prospecção, aborda mais potenciais compradores a cada dia, entre outras iniciativas. 

Essa profissional até consegue cumprir com a cota de vendas, mas acaba gastando mais com viagens, serviços de telefonia, entre outros custos. Inclusive porque toda sua energia produtiva está focada no resultado prometido. 

Logo, ela é eficiente e tem efetividade, pois entrega os números com os quais se compromete. Contudo, não pode ser elogiada por ser eficaz, uma vez que a lucratividade da empresa é comprometida pelo excesso de gastos.

Os 3 Es no mundo empresarial

• Eficiência: relativa aos predicados pessoais dos profissionais, em como eles desempenham suas funções.
• Eficácia: diz respeito à entrega dos resultados esperados, projetados em planejamento formal.
• Efetividade: é a confluência entre eficácia e eficiência, mostra se os objetivos foram alcançados da melhor forma possível.

Por que é preciso diferenciar os três conceitos?

Ao fazer gestão de desempenho, eficiência, eficácia e efetividade precisam estar bem definidos. Do contrário, corre-se o risco de tornar as avaliações pouco claras e muito subjetivas — abertas a quaisquer interpretações.

No exemplo que vimos anteriormente, se esses três conceitos estivessem bem estabelecidos, a vendedora saberia que seu único objetivo não era alcançar números. Ela teria em mente que outros valores estavam em jogo, o que guiaria seus esforços para garantir resultados mais globais.

Estamos falando, portanto, de três conceitos de extrema importância na gestão empresarial. A aplicação deles, quando feita de maneira correta, é o que pode determinar o sucesso ou fracasso na entrega de resultados de excelência. 

Eficiência, eficácia e efetividade: do planejamento à execução

Dentro disso, tudo começa com um bom planejamento, que é o ponto de partida para execução de qualquer técnica que vai garantir entregas de qualidade e rentáveis para a organização. 

Nos planos de ação, devem estar descritos os resultados projetados para o trabalho e o produto ou serviço final que será entregue. Ainda, descrever quais atividades e ações serão necessárias para garantir tais alcances e os passos que devem ser dados.

Contudo, nem todas as ações se resumem a garantir entregas de acordo com o que foi descrito. A partir do momento que as equipes e os profissionais se mostram capazes de entregar o valor prometido, começam a entrar em voga as questões de eficiência dessa produção. 

A eficiência é a capacidade de realizar um trabalho com o mínimo possível de recursos e tempo, sem comprometer a qualidade da entrega. Isso é essencial para garantir que os profissionais possam entregar seus resultados de maneira consistente, a um custo mínimo e assim garantir, por exemplo, uma margem de lucro maior.

Por fim, temos a eficácia, que é a capacidade de fazer entregas de acordo com o que foi planejado. É importante que a empresa esteja sempre atenta ao que está sendo entregue, e que busque sempre aplicar melhorias e inovações para ter diferenciais competitivos e superar expectativas. 

Em resumo, a diferenciação dos três conceitos é fundamental para garantir o sucesso da equipe e dos indivíduos, em todos os projetos, bem como nas atividades e ações.

Como estimular essas características na sua empresa?

Para estimular eficiência, eficácia e efetividade na empresa, é importante criar uma cultura organizacional baseada na busca pela melhoria contínua. 

Isso significa que todos os colaboradores devem estar dispostos a solucionar problemas e agir preventivamente para evitar erros e falhas. 

Além disso, é importante ter uma boa comunicação para garantir que todos estejam alinhados com os objetivos e, quando necessário, entendam a necessidade de mudanças.

As lideranças também precisam confiar em seus liderados e permitir uma gestão mais horizontalizada. Isso passa aos liderados um senso de responsabilidade e os integra, fazendo com que eles se sintam mais comprometidos com suas funções.

Estímulo à eficiência, eficácia e efetividade na gestão de vendas

Para tornar tudo isso ainda mais claro, confira agora dicas para estabelecer uma cultura de eficiência, eficácia e efetividade em sua equipe comercial:

• capriche no planejamento e no monitoramento dos processos;
• invista em tecnologia para automatizar e atividades, facilitar decisões acertadas e em tempo hábil, além de promover ações racionais e contextualizadas;
• estabeleça metas claras e mensuráveis para acompanhar constantemente o desempenho dos vendedores;
• corrija desvios de conduta e finalidades antes que eles se transformem em problemas de difícil resolução;
• estabeleça meios de comunicação e códigos de conduta para que o diálogo seja sempre propositivo e respeitoso;
• ofereça treinamentos e capacitações regularmente para garantir que os profissionais estejam preparados para lidar com os desafios do mercado e alcançar bons resultados.

Como medir os KPIs de eficácia, eficiência e efetividade?

Considerando que esses são conceitos que fornecem perspectivas distintas sobre o desempenho organizacional, é preciso definir indicadores-chave de desempenho (KPIs) apropriados para cada um. Do contrário, incorre-se em uma mensuração imprecisa.

Quanto à medição em si, o primeiro passo é definir metas alinhadas aos critérios SMART (específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais). 

Esses marcos a serem alcançados orientam a escolha dos KPIs, garantindo que reflitam as prioridades estratégicas e, ao mesmo tempo, gerem insights acionáveis.

Em seguida, deve-se utilizar ferramentas que permitam a coleta de dados confiáveis e atualizados. Dessa forma, será possível transformar dados brutos em informações relevantes — que amparem o acompanhamento do desempenho e a identificação de lacunas ou oportunidades de melhoria operacional.

Por fim, é fundamental revisar continuamente os indicadores de eficiência, eficácia e efetividade. Inclusive porque eles tendem a se modificar ao longo do tempo, conforme a companhia avança em seus processos e no mercado.

Exemplos de KPIs de eficácia, eficiência e efetividade

Com isso em mente, dê uma olhada, a seguir, em alguns exemplos de indicadores-chave.

KPIs de eficácia

• Taxa de conclusão de projetos: percentual de projetos finalizados dentro do prazo e do escopo pré-definidos.
• Market Share: proporção das vendas da empresa em relação ao total do mercado-alvo.
• Índice de satisfação do cliente: avaliada por meio de pesquisas e índices como o Net Promoter Score (NPS), que indica a probabilidade de clientes recomendarem a empresa.

KPIs de eficiência

• Produtividade do trabalho: quantidade de output produzido por unidade de input de trabalho — exemplo: o número de unidades produzidas por hora por empregado.
• Custo por unidade produzida: total de custos divididos pelo número de unidades produzidas, indicando a eficiência dos processos produtivos.
• Taxa de utilização de recursos: porcentagem de capacidade utilizada dos recursos disponíveis, como budget, softwares ou máquinas.

KPIs de efetividade

• Retorno sobre o Investimento (ROI): a lucratividade dos investimentos realizados, calculada dividindo o lucro líquido pelo custo total do investimento.
• Índice de qualidade da oferta: percentual de produtos ou serviços que atendem aos padrões de qualidade estabelecidos, refletindo a capacidade de entregar valor ao cliente.
• Taxa de retenção: porcentagem de clientes que continuam a utilizar as soluções da companhia ao longo do tempo, indicando a efetividade em manter a base de compradores conquistada.

→ Dê o play no vídeo a seguir e reflita sobre os parâmetros para avaliar se um processo comercial é eficiente:

Eficiência, eficácia e efetividade: os três 'Es' do sucesso empresarial

Eficiência, eficácia e efetividade são três termos diferentes que devem ser utilizados de forma adequada e consciente, pois cada um possui um significado específico. 

A eficiência é a relação entre os resultados obtidos e os recursos utilizados para alcançá-los, enquanto a eficácia representa a capacidade de alcançar os objetivos propostos e a efetividade diz respeito à habilidade de se chegar ao que foi desejado. 

Essa diferenciação é importante em processos de gestão de vendas e no dimensionamento do comprometimento e da competitividade do time e indivíduos que o compõem. 

Ao fazer gestão de desempenho, esses três conceitos precisam estar bem definidos para evitar interpretações subjetivas e tornar as avaliações mais claras e objetivas.

E aí? Conseguimos te mostrar a diferença entre eficiência, eficácia e efetividade?