Um dashboard de vendas é uma representação visual de dados da operação comercial em tempo real. Seu objetivo principal é fornecer um panorama facilmente compreensível de indicadores-chave de desempenho (KPIs) e métricas.
Com este painel, o gestor e seu time conseguem verificar o progresso em direção às metas. E, caso os objetivos não estejam sendo alcançados, podem reconfigurar a rota em tempo hábil.
Neste artigo, além de entender em profundidade o que é um dashboard de vendas, você vai ver como implementá-lo e utilizá-lo. Acompanhe!
O que é um dashboard de vendas
O dashboard de vendas é uma ferramenta bem semelhante ao painel de um carro: ele mostra todos os dados necessários para colocar o time em movimento.
Os gestores comerciais o usam para obter uma compreensão visual instantânea das estatísticas de vendas e também criar estratégias. Já os vendedores, para saber onde concentrar seus esforços em busca de melhores resultados.
É interessante observar que todos os dashboards de vendas são personalizados. Ou seja, não existe um modelo único, pois os gestores devem selecionar quais métricas serão acompanhadas e exibidas.
Em suma, um dashboard é uma ferramenta importante para construir uma equipe de vendas mais forte e inteligente. Ele mostra áreas de fortaleza e fraqueza e, se utilizado da maneira certa, pode ir além da informação: motivar e inspirar.
O que um dashboard de vendas pode apresentar
Personalizado de acordo com as necessidades analíticas do gestor, um bom dashboard de vendas apresenta as métricas e os KPIs mais importantes para ele e sua equipe. No entanto, para identificar esses valores qualificáveis e quantificáveis, primeiro deve-se decidir em que o time deve se concentrar mais.
Por exemplo, se a qualidade do lead estiver faltando, o foco será na geração de leads de maior qualidade. E se a ideia é acompanhar como o Marketing está ajudando o Comercial, pode valer a pena ter a taxa de conversão de MQL em SQL no dashboard… e assim por diante.
Dentro disso, é comum em quase toda operação comercial o acompanhamento dos seguintes indicadores:
- crescimento das vendas;
- alvo de vendas;
- oportunidades;
- vendas até a data:
- pedidos por vendedor:
- vendas por região:
- ticket médio por pedido fechado;
- performance do produto;
- taxa de conversão de leads;
- etc.
Em síntese, é fundamental ter uma combinação de métricas e KPIs baseados em objetivos, que detalham o desempenho e os resultados. Dessa forma, o que se vai observar no dashboard é a apresentação gráfica dos dados, ajudando a todos os envolvidos obterem respostas a perguntas previamente definidas.
Quais são os tipos mais comuns de dashboards de vendas
Se não existe um dashboard único, é correto dizer que vários formatos são utilizados em muitas empresas. Entre os mais comuns, destacam-se os seguintes:
- dashboard de desempenho: geralmente mostra métricas de vendas abrangentes e de alto nível. Nele é possível visualizar qualquer combinação dos seguintes indicadores: receita total, margem de lucro, crescimento das vendas ou taxa de fechamento.
- dashboard de conversão: exibe gráficos que representam as várias taxas de conversão de cada etapa do pipeline de vendas. Ele também pode apresentar a proporção de leads a serem convertidos, oportunidades reais ou possíveis, etc.
- dashboard de ciclo de vendas: modelo bem simples, mostra à equipe quanto tempo se leva em média para finalizar uma venda ao perfil de cliente ideal (e a progressão que se está obtendo durante uma campanha específica).
- dashboard de desempenho do produto: demonstra como está a performance de venda de cada produto ou linha dentro do mix, servindo como guia ao gestor e à força de vendas. Dessa forma, o time pode alternar o foco em determinados itens ao longo de uma campanha, evitando faltas ou excessos de estoques.
- dashboard de atividades: apresenta gráfica e estatisticamente a produtividade da equipe a partir do cumprimento do workflow de trabalho. Este painel pode gerar uma competição saudável (gamificada), uma vez que o mérito é apresentado a todos os envolvidos em tempo real.
- dashboard de classificação de vendedores por desempenho: descreve como cada um está classificado em termos de métricas determinadas como mais impactantes para o negócio específico.
Como criar um dashboard de vendas do zero
Feita essa contextualização, vamos agora às dez dicas para você criar seu dashboard de vendas!
1. Determine as métricas e os KPIs
A primeira etapa na criação de qualquer tipo de dashboard de vendas é escolher os KPIs e as métricas que serão incluídos nele. E, conforme já dissemos, a melhor maneira de fazer isso é examinar seus objetivos atuais.
O objetivo de ter esse painel é ser capaz de verificar o progresso em suas metas altamente priorizadas, então faz sentido que essas sejam as métricas que você teria em exibição.
Para começar, escolha uma meta e, em seguida, escolha algumas métricas-chave que mais falam sobre sua realização ou fracasso. Por exemplo, se o que se espera ao longo do trimestre é melhorar o processo de qualificação de leads, você pode criar um dashboard com taxas de conversão.
Faça isso com cada objetivo pelo qual seu time deve se empenhar no próximo mês, trimestre ou ano.
2. Escolha quem vai visualizar o dashboard
A próxima etapa é identificar como o dashboard será usado e por quem. Por isso, considere os diferentes profissionais que devem visualizar a progressão dos resultados e escolha os indicadores mais importantes para eles.
Não perca de vista que, mesmo que o assunto em questão seja o mesmo (conversões, desempenho, duração do ciclo de vendas etc.), pessoas em posições diferentes estão interessadas em indicadores diferentes.
Lembre-se que os vendedores são responsáveis por converter o maior número possível de leads em clientes, eles vão querer saber quantos leads estão entrando no pipeline.
Já gestores e supervisores precisam ser capazes de selecionar as áreas do processo de vendas que devem ser melhoradas. Logo, se preocuparão mais com a taxa de conversão entre cada etapa do ciclo de vendas.
E os executivos de alto escalão estão mais focados em números que sintetizam o desempenho geral de uma empresa — para transmitir aos investidores e acionistas.
3. Escolha uma ferramenta
Em seguida, você precisará escolher um software que o ajudará a criar seu dashboard de vendas. Se sua empresa usa um CRM, provavelmente tem um recurso de relatório que permite criar painéis.
No entanto, se você não usa um CRM, existem soluções que podem sincronizar com seus dados para criar um painel personalizado. Por exemplo, as soluções de visualização de dados podem traduzir as métricas do seu negócio e os principais indicadores de desempenho em um gráfico ou tabela em tempo real.
Ao escolher um fornecedor, certifique-se de que o software inclui todos os recursos necessários para o dashboard de vendas. Lembre-se que algumas ferramentas têm mais recursos do que outras, e encontrar a opção certa é importante antes de fazer um investimento.
4. Puxe os dados
Com o sistema que você escolheu, é hora de importar os dados!
Se você pretende integrar seu dashboard com o CRM, deverá ser capaz de sincronizar facilmente as informações entre os dois softwares.
Se sua empresa tem monitorado os dados de vendas manualmente, você terá que criar o relatório do zero, importando todas as informações necessárias para a ferramenta de visualização de dados.
5. Crie relatórios
Depois de carregar seus dados na ferramenta de visualização de uma forma ou de outra, é hora de construir o relatório de vendas. Para isso, certifique-se de ter todas as informações atuais que deseja visualizar carregadas na ferramenta.
Há mais de uma maneira de visualizar os dados e, dependendo das informações e análises que você está conduzindo, certas visualizações podem ser mais aplicáveis. Por exemplo, você pode querer ver comparações, composições ou predições.
6. Capriche no layout
O objetivo de visualizar dados é organizá-los e apresentá-los de maneira limpa. Se o seu painel de vendas estiver desordenado e desorganizado, você se verá de volta à estaca zero.
Não sobrecarregue seu dashboard com muitas cores e detalhes, ou provavelmente você distrairá as pessoas do motivo pelo qual o painel foi criado: dados.
Uma grande parte de manter um layout limpo é abraçar o minimalismo. Por isso, não sobrecarregue o painel com muitas métricas; foque na seletividade concentrando-se nos valores que mais contribuem para o sucesso da área.
Como regra geral, não exceda mais de 10 pontos de dados em um único painel. Se você quiser incluir mais, divida um painel em dois mais específicos com métricas mais restritas.
7. Apresente à equipe e peça feedback
Com tudo pronto, submeta ao escrutínio dos vendedores e solicite que eles observem com criticidade. Dessa forma, eles se sentirão convidados a contribuir e vão apontar o que lhes causa dùvidas ou o que pode ser melhorado.
Feito isso, mostre também a outros líderes e ao alto escalão da empresa. Dessa forma, todos poderão opinar, mas sempre tendo a força de vendas como público primário e, portanto, considerando nisso ao solicitar alterações.
8. Torne acessível
O objetivo principal de um dashboard de vendas vai variar dependendo de quem está olhando para ele. No entanto, independentemente da posição de alguém na sua empresa, todos devem ter acesso ao painel de vendas.
As vendas podem ser a única equipe que gera receita diretamente, mas todos os outros departamentos podem ser afetados pelo sucesso ou não desses esforços.
Compreender o progresso geral da empresa é importante para cada membro da equipe, portanto, disponibilize o painel para qualquer pessoa interessada em vê-lo.
9. Compartilhe as equações
Alguns profissionais podem querer se aprofundar um pouco mais no que acontece para obter uma receita média sólida por conta, margem de lucro e assim por diante.
Certifique-se de incluir o acesso às equações que fornecem o resultado final. É importante que as partes envolvidas saibam em quais métricas precisam se concentrar para ter um impacto positivo no quadro geral.
10. Mantenha consistente e use para motivar o time
O objetivo de usar um dashboard de vendas é ter os dados prontos, não espalhados por várias plataformas. Por isso, mantenha um nível de consistência com estruturas de nomenclatura, ícones e visuais, intervalos de datas (medição com base em meses, trimestres, etc) e até mesmo esquemas de cores.
Visualmente, nada deve parecer fora do comum para quem está observando. Com isso, seu dashboard pode realmente funcionar como uma ótima maneira de motivar os vendedores e comemorar vitórias.
Resumindo
Um dashboard de vendas é a ferramenta ideal para construir uma equipe mais forte que gere vendas em grande escala. Ele elimina todo o trabalho de adivinhação e confusão, trazendo clareza para todos os envolvidos na operação comercial.
Ao mesmo tempo, essa ferramenta é muito útil para os gestores que, em vez de ter que olhar para pedaços de dados dispersos e desconectados, passam ter uma visão panorâmica guiada por dados de fácil interpretação. Com isso, conseguem obter insights e tomar decisões acertadas e em tempo hábil.
Em resumo, com um dashboard de vendas sua empresa provavelmente verá um desempenho comercial maior. Também poderá integrar melhor os resultados de diversos departamentos, pois todos passam a visualizar melhor as métricas e os indicadores de desempenho.
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