Ter um plano de comunicação é o primeiro passo para diferentes ações que a área pretende realizar. Afinal, ele desenvolve uma compreensão clara sobre o modo como a marca atingirá o público-alvo com as mensagens certas.
Não por acaso, é considerado uma ferramenta importante para garantir que as equipes de Comunicação tragam resultados mensuráveis e, principalmente, positivos.
Entretanto, muitos profissionais se equivocam pensando que elaborá-lo seja complexo ou até mesmo perda de tempo.
Foi pensando nisso que trouxemos essa reflexão. Continue lendo, pois aqui você vai ver em detalhes:
- o que é um plano de comunicação e por que ele é importante;
- o que um plano de comunicação deve ter;
- quais são os benefícios de um bom plano de comunicação;
- qual o passo a passo para criar um plano de comunicação;
- e muito mais!
O que é e qual a importância de um plano de comunicação?
Um plano de comunicação permite que sejam fornecidas as informações com eficiência às partes interessadas, conforme definição da HubSpot.
Nele, é necessário identificar as mensagens que devem ser promovidas, para quem ela será direcionada e em quais canais.
Em termos mais simples, trata-se de um plano detalhado (do começo ao fim) para entregar qualquer informação estratégica ao público-alvo.
Seja esse para impulsionar as vendas, aumentar a conscientização do público sobre um produto da marca ou até mesmo um lançamento, todos esses objetivos precisam de um plano de comunicação.
O que um plano de comunicação deve ter?
O plano de comunicação é o núcleo da estratégia de diálogo com stakeholders — seja ele direcionado a um projeto específico ou para outras partes interessadas.
Por isso, ao elaborá-lo, deve-se garantir a inserção de informações que sejam capazes de responder a perguntas como estas:
- Por que a marca quer se comunicar?
- Qual é o propósito para o diálogo?
- Para quem será destinada a informação? Quem é o seu público?
- O que é desejado comunicar?
- Qual é a mensagem ideal para cada situação comunicacional?
- Como a comunicação será feita?
- Quais canais serão usados?
- O que se deve fazer para aproveitar bem esses canais?
- Como as informações serão compartilhadas?
→ Dê uma olhada neste vídeo e confira as principais mudanças na área de comunicação na última década, os desafios de gerenciar estratégias comunicacionais, boas práticas para a área e muito mais..
Quais são os benefícios de um plano de comunicação?
Há um número grande de vantagens que uma empresa obtém ao guiar a forma como dialoga com seus públicos por meio de um plano de comunicação.
Confira, a seguir, um detalhamento das mais destacadas.
Melhoria na coerência das mensagens
Um dos principais benefícios de um plano de comunicação é garantir que todas as mensagens transmitidas estejam alinhadas com a missão, visão e valores da empresa.
Planejar a estratégia comunicacional garante uma narrativa consistente em todos os canais de comunicação, reforçando a identidade e a marca da organização.
Resultado: mensagens coerentes, que fortalecem a confiança e a credibilidade junto aos públicos.
Aumento do engajamento dos públicos
Comunicação clara e aberta promove maior engajamento e motivação. Desde os funcionários até os agentes de mercado, passando pela mídia, por lideranças de opinião, entre outros stakeholders.
Isso é especialmente importante neste momento de convergência midiática, no qual a oferta de conteúdos é grande e contínua. Ou seja, as pessoas tendem a se engajar apenas com ações de comunicação de alta relevância — leia-se, estrategicamente pensadas e executadas.
Facilitação da gestão de crises
Um plano de comunicação eficiente também inclui estratégias de gestão de crises, preparando a organização para responder rápida e eficazmente a situações adversas.
Essa iniciativa minimiza danos à reputação e garante que o diálogo com o mercado seja gerenciado com profissionalismo, inspirando confiança e transmitindo controle das adversidades.
Melhoria nas relações com o mercado
Ao definir claramente os canais e métodos de comunicação no plano de comunicação, a companhia constrói e mantém relações positivas com seus públicos de interesse. Isso nos locais onde cada um deles possa ser alcançado e positivamente impactado.
Dessa maneira, ganha-se satisfação do cliente, fortalecimento de parcerias de negócios, respeito dos agentes midiáticos, atração de investimentos, entre outras vantagens competitivas.
Otimização do uso de recursos
Um plano de comunicação bem elaborado prevê a utilização eficiente dos recursos disponíveis — financeiros, humanos, entre outros.
Ele evita desperdícios, por exemplo, com esforços dispersos ou comunicados redundantes.
Basicamente, ao planejar as ações de comunicação e alinhar as mensagens, a organização pode alcançar seus objetivos de maneira mais efetiva.
Alcance de objetivos organizacionais
Mais do que nunca, hoje a comunicação estratégica é determinante no alcance de objetivos de negócios.
Um plano de comunicação bem elaborado ajuda a garantir que todos na empresa estejam trabalhando em direção às mesmas metas. Além disso, que compartilhem informações e colaborem para a reputação organizacional.
Inovação
Por fim, ambientes empresariais onde a comunicação flui de maneira ordenada são propícios à inovação.
Eles facilitam a troca aberta de ideias e podem inspirar novas soluções para desafios, fomentando um clima de criatividade e colaboração.
E isso só é conseguido quando há em vigência, de fato, um plano de comunicação bem elaborado e documentado.
Como criar um plano de comunicação eficaz em 7 passos?
Uma comunicação bem-sucedida é um processo contínuo, não um evento único.
Assim que sua organização começar a planejar objetivos e atividades, é hora de iniciar o plano de como comunicá-los.
E agora que você já sabe quais informações devem ser contempladas nesse roteiro, é importante pensar na elaboração.
A seguir, listamos 7 passos simples para criar um plano de comunicação eficaz.
1. Entenda seu posicionamento
O posicionamento de marca é essencial para negócios de todos os portes em todos os segmentos do mercado.
É o eixo sobre o qual estarão ancoradas a reputação de sua empresa, a forma como ela se relaciona e se comunica com stakeholders diversos, as abordagens de vendas, entre outras frentes.
Deste modo, antes de seguir em frente com seu plano, primeiro é necessário entender como ele se encaixa dentro do negócio.
Conduza uma auditoria para avaliar em que estágio do plano de comunicação você se encontra.
Para isso, será necessário coletar e analisar todas as informações, dentro da sua empresa, que possam ser relevantes para essa primeira etapa. Aliás, algumas dicas que podem ser úteis neste processo são:
- incentivar um brainstorming, principalmente com a equipe de comunicação;
- realizar pesquisas e grupos focais;
- coletar informações de outras áreas e tentar entender a percepção que elas têm sobre a comunicação empresarial.
2. Defina seus objetivos
Depois de avaliar todas as informações coletadas, defina os objetivos macro e micro da comunicação.
Vale mencionar que é importante que eles sejam vistos como contribuintes para a realização dos objetivos gerais da organização.
Desta forma, serão reconhecidos não apenas como um “add-on”, mas algo tão fundamental quanto os objetivos operacionais para alcançar a missão global da organização.
Em relação à definição desses objetivos, é recomendado que eles sejam SMART. A sigla é um acrônimo. Entenda seu significado:
- Specific (específico)
- Measurable (mensurável)
- Attainable (atingível)
- Realistic (realista)
- Time-bound (temporizável)
Assim, objetivos que atendem esses critérios têm mais chances de serem alcançados. Pode acontecer de um objetivo não atender a todos eles e tudo bem.
Às vezes não é mesmo viável. Porém, recomenda-se que pelo menos a maior parte desses critérios esteja presente em cada objetivo definido.
3. Segmente seu público-alvo
Quem a marca está tentando alcançar? Segmentar seu público ajuda a planejar uma comunicação de forma lógica. Afinal, divulgar informações para diferentes grupos pode demandar canais e métodos distintos para alcançar cada um deles.
Sua comunicação deve ser direcionada a quem pretende enviar suas mensagens. Portanto, faça uma lista de todos seus públicos-alvo possíveis que, com muita frequência, costumam ser:
- veículos de comunicação;
- influenciadores digitais nas redes sociais;
- clientes;
- funcionários do governo;
- associações relacionadas;
- investidores etc.
4. Defina os canais
Para cada público identificado em sua seção anterior, é necessário indicar os canais mais adequados para se comunicar com eles.
Tenha sempre em mente que, para cada tipo de mensagem, existe um canal de comunicação mais adequado que outro.
Portanto, pesquise quais canais de comunicação são mais eficazes, de acordo com o tipo de mensagem e o público a quem ela se destina.
Por exemplo: o LinkedIn pode ser mais eficiente quando o alvo é o mercado B2B. Já o Instagram pode ser mais estratégico se for uma mensagem mais visual e descontraída, para o mercado B2C.
5. Estabeleça um cronograma para seu plano de comunicação
Para garantir, com mais solidez, que os objetivos sejam alcançados, você precisa planejar e agendar cada passo e cada etapa do seu plano de comunicação.
Assim, com base em pesquisas (e também nos seus recursos que dispõe), estabeleça um cronograma estratégico, bem realista e consolidado para definir seu plano.
6. Faça testes
Já sabemos que o plano de comunicação tem por objetivo transmitir uma informação a um público específico. Por isso, antes de colocá-lo em ação, é importante que testes sejam realizados.
Desde a mensagem até o canal escolhido, é importante checar se não há ruídos ou falhas na entrega. Afinal, informação ou contato mal interpretado pode dar margem para impactos negativos na reputação da empresa.
7. Analise resultados e feedbacks
Depois de configurado seu plano de comunicação, o próximo passo (extremamente relevante) é saber mensurar seus resultados. Afinal, avaliar quais alterações são necessárias, entender o que está funcionando e descartar o que não está apresentando boas respostas, é essencial para se obter resultados positivos.
Além disso, é importante saber se o público-alvo compreendeu o teor da mensagem transmitida.
Quando se está nesse mundo de constante transformação digital, pesquisas de feedbacks são excelentes para se medir a eficiência da estratégia e tática de comunicação e de outras ações.
Assim, é possível identificar como os destinatários percebem determinadas mensagens. E isso não precisa tomar muito tempo. Muitas vezes, formulários online curtos — de múltipla escolha ou verdadeiro e falso — são suficientes para dar uma noção do que o seu público captou.
É importante que todas as avaliações sejam feitas com regularidade e com métricas de comunicação precisas. Dessa forma, é possível comparar resultados e saber quais deles melhoraram (ou não), considerando o mesmo período de tempo.
Um plano de comunicação garante que o diálogo realizado por sua empresa seja estratégico
Desenvolver um plano de comunicação eficaz e completo requer um esforço grande, mas, acredite: vale a pena! O propósito, a mensagem e os canais podem mudar, mas a necessidade de manter relacionamentos com o público-alvo, mídia e stakeholders permanece.
Portanto, seguir esses 7 passos simples com certeza ajudará a estruturar um plano de comunicação bem elaborado e, consequentemente, também no alcance dos objetivos de negócios.
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